업무툴 사용률, 어떤 숫자를 봐야 정착을 알까

로그인 수는 정착과 다릅니다

도입 후 사용률을 물으면 보통 로그인 수가 나옵니다. 48명 중 45명이 로그인했으면 93.8%입니다. 그런데 이 숫자는 정착을 말해 주지 않습니다.

로그인만 하고 아무것도 하지 않는 경우가 있습니다. 알림이 와서 열고 닫는 것도 로그인입니다. 그래서 로그인 수가 높아도 업무가 그 도구에서 이루어지지 않을 수 있습니다.

봐야 하는 숫자는 네 개입니다. 주간 활성 비율, 1인당 생성 건수, 핵심 기능 사용 비율, 그리고 기존 방식 잔존 비율입니다.

네 숫자가 각각 다른 것을 말합니다

주간 활성 비율은 일주일에 한 번 이상 실제 작업을 한 사람의 비율입니다. 48명 중 40명이면 83.3%입니다. 로그인이 아니라 작업 기준입니다.

1인당 생성 건수는 그 사람이 만든 문서나 기록의 수입니다. 활성이어도 건수가 적으면 가볍게만 쓰는 것입니다. 핵심 기능 사용 비율은 도입 목적이었던 기능을 쓰는 사람의 비율입니다. 결재를 위해 도입했으면 결재를 올린 사람의 비율입니다.

네 번째가 가장 중요합니다. 기존 방식 잔존 비율은 여전히 엑셀이나 메일로 같은 일을 하는 비율입니다. 이 숫자가 높으면 앞의 세 개가 좋아도 정착이 아닙니다. 두 방식이 병행되고 있다는 뜻입니다.

• 주간 활성 비율: 작업 기준.
• 1인당 생성 건수: 깊이.
• 핵심 기능 사용 비율: 목적 달성.
• 기존 방식 잔존 비율: 병행 여부.

병행이 가장 비싼 상태입니다

새 도구를 도입했는데 기존 방식도 유지되면 양쪽 비용이 모두 듭니다. 구독료가 나가고 엑셀 작업 시간도 그대로입니다.

48명 네이버웍스 Standard 연 결제는 1년 부가세 포함 4,435,200원입니다. 엑셀 작업이 1인 월 2시간 남아 있으면 48명에 96시간, 월 990,720원, 연 11,888,640원입니다. 둘을 합치면 16,323,840원입니다.

도입의 목적이 그 96시간을 줄이는 것이었다면, 병행 상태는 목적을 달성하지 못한 채 구독료만 추가된 상태입니다. 그래서 잔존 비율을 측정하지 않으면 도입이 성공인지 실패인지 알 수 없습니다.

측정 주기와 기준선

네 숫자를 매주 보면 변동이 커서 추세가 안 보입니다. 월 1회가 적당합니다.

그리고 기준선이 필요합니다. 도입 1개월 뒤, 3개월 뒤, 6개월 뒤의 목표를 미리 정합니다. 주간 활성 비율을 1개월 60%, 3개월 80%, 6개월 90%처럼 두면 어긋날 때 알 수 있습니다.

목표를 정하지 않으면 83.3%가 좋은지 나쁜지 판단되지 않습니다. 3개월 목표가 80%였다면 달성이고, 90%였다면 미달입니다.

숫자가 나쁠 때의 순서

주간 활성 비율이 낮으면 원인을 세 가지로 좁힙니다. 쓸 일이 없거나, 쓰기 어렵거나, 기존 방식이 더 편한 경우입니다.

쓸 일이 없는 것은 도입 범위 문제입니다. 그 직무에 필요하지 않은 도구를 준 경우이고, 좌석을 회수하면 비용이 줄어듭니다. 48명 중 8명이 그렇다면 좌석 8개, 1년 739,200원입니다.

결론을 바꾸는 예외는 도입 초기입니다. 1개월 차에 활성 비율이 낮은 것은 정상입니다. 아직 익히는 중이고 기존 작업이 끝나지 않았습니다. 1개월 차 숫자로 좌석을 회수하면 3개월 차에 다시 늘려야 합니다. 판단은 3개월 차부터 하는 편이 맞습니다.