그룹웨어, 우리 팀의 기준으로 고르세요.
메일, 결재, 근태. 매일의 업무가 자연스럽게 이어지도록.
주제별 가이드
그룹웨어 추천, 매일 쓰는 네 가지 흐름으로 고르기
메일·전자결재·근태·문서. 전 직원이 사용하는 도구의 선택 기준을 살펴봅니다.
전자결재, 종이 양식을 그대로 옮기면 생기는 일
결재 양식과 승인선을 실제 의사결정에 맞게 정리하는 방법입니다.
입사부터 퇴사까지, 그룹웨어 계정 운영 체크리스트
계정 만들기보다 중요한 권한 변경과 문서 인수인계를 정리했습니다.
그룹웨어 알림이 많아질수록 중요한 일을 놓친다면
공지와 결재, 채팅 알림의 우선순위를 정해 업무 집중을 지키는 방법입니다.
Google Workspace 프로모션, 13개월째 청구서가 달라지는 이유
공식 요금 안내의 프로모션 조건은 신규 고객의 첫 20명·12개월입니다. 20명 Standard는 13개월째부터 월 USD 28이 늘어납니다.
저장용량 10GB와 100GB, 요금 차이가 정당한 팀의 조건
네이버웍스 세 요금제의 1GB당 월 단가를 계산하면 300원, 70원, 10.7원입니다. 용량 단가는 상위 요금제가 압도적으로 싸지만 그것만으로 결정하면 안 됩니다.
근태 관리, 유연근무를 그룹웨어에 담는 방법
최저임금 월 환산액 2,156,880원은 월 209시간 기준입니다. 시간 기록이 없으면 이 기준을 검증할 수 없습니다.
메일 용량 100GB와 3TB, 어느 팀에 필요한 차이인가
네이버웍스 Standard의 메일 100GB와 Standard Plus의 3TB는 30.7배 차이입니다. 1인 월 수신량을 알면 전환 시점이 계산됩니다.
전자결재 단계, 3단계와 5단계의 처리 시간 차이
단계당 평균 대기가 4시간이면 3단계는 12시간, 5단계는 20시간입니다. 월 200건이면 연 차액이 1,651,200원입니다.
결재 위임, 휴가 기간에 업무를 멈추지 않게 하는 설정
승인자 한 명이 3일 비우면 월 200건 중 100건이 밀립니다. 복구 작업만 16.67시간, 172,000원입니다.
전자결재 양식 정리, 몇 종까지 줄일 수 있을까
양식 40종 가운데 연 5건 미만이 22종이면, 그 22종을 합쳐도 전체 건수의 4%만 움직입니다.
그룹웨어 조직도, 겸직과 파견을 표시하는 방법
겸직자를 두 부서에 각각 등록하면 좌석이 두 개가 됩니다. 42명 조직에서 겸직 2명을 중복으로 세면 1년 184,800원이 더 듭니다.
모바일 결재, 현장 직원이 쓰는 화면부터 보기
현장 직원 30%가 모바일에서 결재를 못 하면 월 200건 중 60건이 대리 상신으로 돌아갑니다. 연 1,238,400원입니다.
그룹웨어 메일 용량, 1인 100GB가 필요한 팀
네이버웍스는 메일과 드라이브를 나눠 주고 Workspace는 묶어서 줍니다. 같은 용량 기준으로 비교하려면 표기 방식부터 맞춰야 합니다.
문서 보존, 전자결재 기록을 몇 년 보관할까
보존 기간은 업무 필요와 법적 요건 두 축으로 정해집니다. 업무 필요만으로 정하면 법적 요건보다 짧아질 수 있습니다.
그룹웨어 검색, 찾지 못하는 문서의 공통점
검색 실패 1건에 5분을 쓰고 월 100건이면 연 1,032,000원입니다. 실패의 원인은 대개 문서가 아니라 제목에 있습니다.
입사 첫날 계정 준비, 담당자별 작업 순서
계정이 첫날 준비되지 않으면 1인당 4시간이 비고, 10명을 뽑는 해에 412,800원이 사라집니다.
퇴사자 메일, 전달과 보존 범위를 정하는 기준
퇴사자 계정을 그냥 두면 좌석 요금이 계속 나가고, 바로 지우면 거래 이력이 사라집니다. 세 가지 처리를 나눠 정합니다.
그룹웨어와 메신저, 공지를 어디에 올릴까
메신저는 전달이 빠르고 보존이 짧습니다. Slack 무료는 90일이 지나면 조회되지 않아 공지가 사라집니다.
사내 공지, 읽음 확인이 필요한 글과 아닌 글
모든 공지에 읽음 확인을 걸면 확인 버튼이 습관이 됩니다. 월 20건 중 2건에만 쓰는 것이 기준입니다.
회의실 예약, 노쇼를 줄이는 운영 규칙
예약했는데 쓰지 않는 회의가 주 4건이면 다른 팀이 쓸 수 있었던 시간이 연 208시간입니다.
전자결재 반송, 사유를 남기는 규칙
사유 없이 반송되면 상신자가 무엇을 고칠지 모릅니다. 재상신까지 평균 두 번 왕복하면 건당 40분이 듭니다.