전자결재 단계, 3단계와 5단계의 처리 시간 차이

두 단계 차이가 연 1,651,200원입니다

결재 1단계당 평균 대기 시간이 4시간이라고 하겠습니다. 3단계면 12시간, 5단계면 20시간입니다. 건당 8시간, 즉 하루치가 더 걸립니다.

이 시간은 결재를 올린 사람이 기다리는 시간입니다. 기다리는 동안 다른 일을 하므로 전부 손실은 아니지만, 후속 작업이 결재에 막혀 있으면 그만큼 지연됩니다. 지연으로 생기는 추가 확인과 재촉 작업을 건당 10분으로 보면, 월 200건에 2,000분, 33.3시간입니다.

2026년 최저임금 시간급 10,320원으로 환산하면 월 344,000원, 연 4,128,000원입니다. 3단계와 5단계의 차이만 따로 보면 단계당 비용이 있으므로, 두 단계를 줄여 재촉 작업이 40% 줄어든다고 보면 연 1,651,200원입니다.

단계를 줄일 수 있는지 판단하는 기준

단계마다 승인자가 하는 일이 다릅니다. 내용을 검토하는 승인, 예산을 확인하는 승인, 형식을 확인하는 승인이 섞여 있습니다.

줄일 수 있는 것은 형식 확인입니다. 양식이 맞는지, 첨부가 있는지 확인하는 단계는 시스템이 할 수 있습니다. 필수 항목을 비워 두면 상신이 안 되게 설정하면 그 단계가 사라집니다.

줄일 수 없는 것은 책임이 따르는 승인입니다. 예산을 쓰는 결정과 대외 약속을 하는 결정은 사람이 해야 합니다. 5단계 가운데 형식 확인이 둘이면 3단계로 줄어들고, 책임 승인이 넷이면 4단계가 하한입니다.

• 형식 확인 단계: 시스템으로 대체 가능.
• 책임 승인 단계: 사람이 해야 함.
• 하한은 책임 승인의 개수입니다.

금액 구간으로 단계를 나눕니다

모든 결재가 같은 단계를 거칠 필요는 없습니다. 금액이 작은 건은 짧게, 큰 건은 길게 두는 방식이 일반적입니다.

예를 들어 공급가액 1,000,000원 미만은 2단계, 1,000,000원 이상 10,000,000원 미만은 3단계, 10,000,000원 이상은 5단계로 둘 수 있습니다. 부가세를 포함한 금액으로 기준을 잡으면 1,100,000원과 11,000,000원이 경계가 됩니다.

기준 금액을 공급가액으로 할지 부가세 포함으로 할지 정해 두지 않으면 경계에 걸린 건에서 혼란이 생깁니다. 공급가액 950,000원은 부가세를 포함하면 1,045,000원이므로, 기준이 어느 쪽이냐에 따라 2단계와 3단계가 갈립니다.

대기 시간을 줄이는 다른 방법

단계를 줄이지 못한다면 단계당 대기 시간을 줄이는 쪽이 남습니다. 4시간을 2시간으로 줄이면 5단계도 10시간이 됩니다.

대기가 길어지는 원인은 대개 승인자가 결재함을 열지 않기 때문입니다. 알림이 많아 묻히거나, 모바일에서 처리가 안 되거나, 휴가 중 대리 승인이 설정되지 않은 경우입니다.

이 가운데 가장 효과가 큰 것은 대리 승인입니다. 승인자 한 명이 3일 휴가를 가면 그 기간의 결재가 모두 밀립니다. 월 200건 가운데 그 승인자를 거치는 건이 절반이면 100건이 3일 밀리고, 복구 작업이 건당 10분이면 1,000분, 16.67시간, 172,000원입니다.

단계를 줄인 뒤 확인할 것

단계를 5개에서 3개로 줄이면 빠져나간 두 단계의 역할이 어디로 갔는지 확인해야 합니다. 사라진 것이 아니라 다른 곳으로 옮겨졌어야 합니다.

형식 확인은 시스템 필수값으로, 예산 확인은 상신 화면의 잔여 예산 표시로 옮길 수 있습니다. 옮기지 않고 그냥 없애면 잘못된 결재가 통과합니다.

결론을 바꾸는 예외는 감사나 외부 요건이 단계를 요구하는 경우입니다. 특정 금액 이상의 지출에 몇 명의 승인이 필요하다는 내부 규정이나 외부 요건이 있으면, 처리 시간과 무관하게 그 단계는 유지해야 합니다. 이 경우 줄일 대상은 그 요건에 해당하지 않는 결재 유형이고, 유형별로 단계를 다르게 두는 설정이 필요합니다.