전자결재 양식 정리, 몇 종까지 줄일 수 있을까

건수로 보면 대부분의 양식이 쓰이지 않습니다

결재 양식이 40종이라고 하겠습니다. 연간 결재가 2,400건이면 양식당 평균 60건입니다. 그런데 실제 분포는 평균과 다릅니다.

상위 8종이 전체의 80%를 차지하고, 연 5건 미만인 양식이 22종이라고 하겠습니다. 22종을 모두 더해도 110건 미만이고 전체의 4.6%입니다.

그래서 양식 정리의 효과는 "종 수가 줄어든다"는 데 있지 않습니다. 쓰이지 않는 22종은 이미 아무도 쓰지 않으므로 없애도 업무가 바뀌지 않습니다. 효과는 고르는 시간에서 나옵니다.

고르는 시간이 실제 비용입니다

양식이 40종이면 상신할 때 목록에서 찾아야 합니다. 찾는 데 30초가 걸리고 연 2,400건이면 72,000초, 20시간입니다. 2026년 최저임금 시간급 10,320원으로 환산하면 206,400원입니다.

양식이 10종으로 줄면 찾는 시간이 10초가 됩니다. 연 24,000초, 6.67시간, 68,800원입니다. 137,600원이 줄어듭니다.

금액이 크지 않습니다. 그런데 잘못된 양식을 고르는 경우가 더 비쌉니다. 양식이 많으면 비슷한 것 두 개 중에서 틀린 쪽을 고르고, 반송되어 다시 올립니다. 반송 1건에 20분이면 연 50건이 반송될 때 16.67시간, 172,000원입니다.

합칠 수 있는 양식과 합칠 수 없는 양식

양식을 합치는 기준은 결재선입니다. 결재선이 같으면 합칠 수 있고 다르면 합칠 수 없습니다.

지출결의서와 구매요청서가 같은 3단계 결재선을 쓴다면 하나로 합치고 유형 칸으로 구분할 수 있습니다. 반대로 같은 "휴가신청서"라도 연차와 병가의 결재선이 다르면 합치면 안 됩니다. 합치면 결재선을 분기 처리해야 하고, 그 분기가 양식을 나누는 것보다 복잡해집니다.

그래서 정리 작업은 양식 목록이 아니라 결재선 목록에서 시작합니다. 40종의 결재선을 뽑아 보면 실제 결재선은 6~8개인 경우가 많습니다. 같은 결재선을 쓰는 양식끼리 묶으면 자연스럽게 통합 후보가 나옵니다.

• 결재선이 같으면 합칠 수 있습니다.
• 결재선이 다르면 합치지 않습니다.
• 정리는 결재선 목록에서 시작합니다.

없애는 것과 숨기는 것

쓰이지 않는 22종을 삭제하면 과거 결재 문서가 어떻게 되는지 확인해야 합니다. 양식을 지우면 그 양식으로 올린 과거 문서가 열리지 않는 경우가 있습니다.

그래서 삭제보다 비활성이 안전합니다. 새 상신에서는 선택되지 않지만 과거 문서는 그대로 열립니다. 목록에서 사라지므로 고르는 시간도 줄어듭니다.

비활성이 지원되지 않으면 양식 이름 앞에 표시를 붙여 목록 아래로 내리는 방법도 있습니다. 정식 방법은 아니지만 과거 문서를 지키면서 선택 부담을 줄입니다. 다만 목록에는 여전히 보이므로 효과가 작습니다.

새 양식을 추가할 때의 기준

정리해도 새 양식 요청이 계속 들어옵니다. 기준이 없으면 다시 40종이 됩니다.

기준 하나로 충분합니다. 기존 양식의 결재선과 다른 결재선이 필요한 경우에만 새 양식을 만듭니다. 결재선이 같다면 기존 양식에 유형 칸이나 항목을 추가합니다.

결론을 바꾸는 예외는 외부 제출용 양식입니다. 외부 기관이나 거래처가 특정 서식을 요구하면 결재선과 무관하게 그 양식이 필요합니다. 이 경우는 내부 결재용과 외부 제출용을 구분해 관리하고, 외부용은 종 수 정리 대상에서 빼는 편이 맞습니다.