문서 보존, 전자결재 기록을 몇 년 보관할까

조회 빈도로 업무 필요를 측정합니다

보존 기간을 정하려면 과거 결재를 실제로 얼마나 조회하는지 알아야 합니다. 느낌으로 정하면 너무 길거나 짧아집니다.

측정은 단순합니다. 지난 분기에 조회된 결재 문서의 작성일 분포를 보면 됩니다. 1년 이내가 90%, 1~3년이 8%, 3년 초과가 2%라면 업무 필요는 3년 수준입니다.

이 분포는 조직마다 다릅니다. 계약 기간이 긴 사업은 5년 전 결재를 자주 찾고, 소비재 유통은 1년이면 충분한 경우가 많습니다. 숫자를 뽑아 보지 않으면 어느 쪽인지 알 수 없습니다.

법적 요건은 따로 확인해야 합니다

업무 필요가 3년이어도 법적 보존 기간이 더 길면 그 기간을 따릅니다. 장부와 증빙의 보존 기간을 정한 규정이 있으므로, 기간을 정하기 전에 그 규정을 확인해야 합니다.

이 글에서는 그 규정을 확인하지 않았습니다. 그래서 구체적인 연수를 제시하지 않습니다. 확인하지 않은 연수를 적으면 그 숫자를 근거로 기간을 짧게 잡는 조직이 생길 수 있습니다.

확인 경로는 두 가지입니다. 회계나 세무 담당자에게 묻는 방법과 관련 법령을 직접 확인하는 방법입니다. 어느 쪽이든 한 번 확인하면 끝나는 일이므로, 결재 보존 설정을 하기 전에 먼저 처리하는 편이 맞습니다.

• 업무 필요: 조회 분포로 측정합니다.
• 법적 요건: 별도로 확인합니다.
• 둘 중 긴 쪽을 따릅니다.

결재 문서와 첨부를 나눠 봅니다

결재 문서 본문은 용량이 작습니다. 첨부 파일이 용량의 대부분을 차지합니다. 그래서 보존 기간을 하나로 두면 용량이 커집니다.

본문은 길게, 대용량 첨부는 짧게 두는 방식이 있습니다. 결재 이력과 승인자는 오래 남기고, 첨부된 설계도나 영상은 별도 보관으로 옮깁니다.

다만 증빙으로 쓰이는 첨부는 본문과 같은 기간이 필요합니다. 세금계산서 스캔이나 계약서 사본이 그렇습니다. 그래서 첨부를 "증빙"과 "참고자료"로 구분하는 칸이 필요하고, 그 구분은 상신 시점에 올리는 사람이 해야 합니다.

보존 기간이 지난 문서를 어떻게 처리할까

기간이 지났다고 자동으로 지우면 위험합니다. 분쟁이 진행 중인 건이나 감사 대상 건이 섞여 있을 수 있습니다.

그래서 자동 삭제보다 자동 분류가 안전합니다. 기간이 지난 문서를 "삭제 후보" 상태로 모아 두고, 사람이 확인한 뒤 삭제합니다. 월 1회 확인에 1시간이 들면 연 12시간, 2026년 최저임금 시간급 10,320원 기준 123,840원입니다.

확인 없이 자동 삭제하면 이 123,840원은 아끼지만, 지우면 안 되는 문서를 지웠을 때의 비용은 환산되지 않습니다. 한 번의 실수가 분쟁에서 불리하게 작용하면 금액으로 비교할 수 없습니다.

보존 설정을 바꿀 때의 순서

보존 기간을 늘리는 것은 간단합니다. 줄이는 것이 어렵습니다. 줄이면 그 기간을 넘긴 문서가 삭제 대상이 되고, 한 번 지우면 복구할 수 없습니다.

그래서 줄일 때는 세 단계를 거칩니다. 먼저 삭제 대상 목록을 뽑고, 그 목록에서 지우지 않을 문서를 골라내고, 남은 것만 지웁니다. 목록이 1,000건이고 확인에 건당 1분이면 16.67시간, 172,000원입니다.

결론을 바꾸는 예외는 저장 비용이 크지 않은 경우입니다. 결재 문서 본문만이라면 용량이 작아 보존 기간을 줄일 이유가 거의 없습니다. 172,000원을 들여 지우는 작업이 아끼는 저장 비용보다 클 수 있습니다. 기간 축소는 대용량 첨부가 문제일 때만 검토하고, 본문은 길게 두는 편이 안전합니다.