전자결재 반송, 사유를 남기는 규칙

사유가 없으면 두 번 왕복합니다

결재가 반송될 때 사유가 적혀 있지 않으면 상신자가 승인자에게 물어봐야 합니다. 묻고 답하고 고치고 다시 올리면 왕복이 두 번입니다.

묻고 답하는 데 20분, 고쳐 올리는 데 20분이면 건당 40분입니다. 월 반송이 30건이면 1,200분, 20시간입니다. 2026년 최저임금 시간급 10,320원 기준 월 206,400원, 연 2,476,800원입니다.

사유가 적혀 있으면 묻는 단계가 사라집니다. 건당 20분, 월 10시간, 연 1,238,400원으로 절반이 됩니다.

사유에 적을 두 가지

반송 사유에 필요한 것은 두 개입니다. 무엇이 문제인지와 어떻게 고치면 되는지입니다.

"금액이 맞지 않습니다"는 첫 번째만입니다. 상신자는 어느 금액이 어떻게 틀렸는지 모릅니다. "공급가액 12,000,000원인데 합계가 13,000,000원으로 적혀 있습니다. 부가세 10%를 적용하면 13,200,000원입니다"라고 적으면 바로 고칠 수 있습니다.

두 번째를 적는 데 시간이 더 듭니다. 승인자가 1분을 더 쓰면 상신자의 20분이 줄어듭니다. 월 30건이면 승인자가 30분을 쓰고 상신자 쪽에서 10시간이 줄어듭니다.

• 무엇이 문제인지.
• 어떻게 고치면 되는지.
• 두 번째가 왕복을 없앱니다.

반송 사유를 코드로 받을까

사유를 코드로 받으면 집계가 됩니다. 어느 유형의 반송이 많은지 알 수 있습니다.

흔한 코드는 네 개입니다. 금액 오류, 첨부 누락, 양식 오류, 내용 부족입니다. 월 30건 가운데 첨부 누락이 15건이면 절반이고, 그것은 상신 화면에서 첨부를 필수로 두면 사라집니다.

다만 코드만 받으면 고치는 방법이 전달되지 않습니다. 코드와 한 줄 설명을 함께 받는 편이 낫습니다. 코드는 집계용이고 설명은 전달용입니다.

반송을 줄이는 쪽이 먼저입니다

반송 처리를 빠르게 하는 것보다 반송 자체를 줄이는 것이 효과가 큽니다. 코드 집계를 보면 줄일 수 있는 것이 드러납니다.

첨부 누락 15건은 필수값 설정으로 0이 됩니다. 양식 오류는 양식을 줄이면 줄어듭니다. 금액 오류는 상신 화면에서 공급가액과 세액과 합계를 자동 계산하면 사라집니다.

네 유형 가운데 설정으로 줄지 않는 것은 내용 부족입니다. 이것은 판단이 필요하고 사람이 봐야 합니다. 30건 가운데 내용 부족이 5건이라면 그 5건만 남고, 처리 비용은 연 2,476,800원에서 412,800원으로 내려갑니다.

반송 기록을 누가 볼까

반송 사유가 쌓이면 어느 부서에서 어느 유형이 많은지 보입니다. 특정 부서에서 첨부 누락이 반복되면 그 부서에 안내가 필요합니다.

집계를 보는 사람이 정해져 있어야 합니다. 아무도 보지 않으면 코드를 받는 의미가 없고, 코드 선택 시간만 추가됩니다. 월 30건에 10초씩이면 5분, 860원입니다. 작지만 쓰이지 않으면 낭비입니다.

결론을 바꾸는 예외는 반송이 거의 없는 조직입니다. 월 반송이 2~3건이면 집계할 데이터가 모이지 않습니다. 이 경우 코드 없이 한 줄 설명만 받는 편이 맞습니다. 코드는 월 10건 이상일 때부터 의미를 가집니다.