업무툴 예산 결재, 상신서에 넣어야 할 숫자 네 개

네 줄이면 질문이 돌아오지 않습니다

업무툴 예산 상신서가 반송되는 이유는 대개 금액이 아니라 설명의 부재입니다. 숫자 하나만 적으면 승인 단계에서 같은 질문이 세 번 돌아옵니다. 인원이 늘면 어떻게 되는지, 부가세가 포함된 금액인지, 작년보다 왜 올랐는지입니다.

네 줄로 끝낼 수 있습니다. 단가와 그 전제, 좌석 수와 연간 기본액, 증원 가정과 금액, 그리고 전년 대비 증감입니다. 25명 조직을 기준으로 채워 보겠습니다.

네이버웍스 Standard 연 결제 7,000원으로 25명이면 1년 세전 2,100,000원, 부가세를 포함해 2,310,000원입니다. 연중 4명 증원을 평균 6개월로 가정하면 184,800원이 더해져 총 2,494,800원입니다. 작년 20명 기준 1,848,000원과 비교하면 646,800원, 35.0% 증가입니다.

첫 줄: 단가와 전제 네 가지

단가 7,000원에는 전제가 네 개 붙습니다. 연 결제 기준, 1인 기준, 1개월 기준, 세금 별도입니다. 네이버웍스 요금 안내가 "요금은 1인 기준이며 구성원 추가 시 즉시 과금됩니다. (세금 별도)"라고 적어 이 가운데 셋을 한 문장에 담고 있습니다.

전제를 빼고 7,000원만 적으면 승인자가 월 결제 단가 8,500원과 비교할 수 없습니다. 두 단가의 25명 1년 세전 금액은 2,100,000원과 2,550,000원으로 450,000원 차이입니다.

그래서 첫 줄은 "7,000원(연 결제·1인·월·세금 별도) / 월 결제 시 8,500원"처럼 두 단가를 함께 적는 편이 낫습니다. 연 결제를 고른 근거가 그 자리에서 보입니다.

• 연 결제 기준인지 월 결제 기준인지.
• 1인 1개월 기준인지.
• 세금이 포함된 금액인지.

둘째 줄: 좌석 수는 세 숫자로 적습니다

좌석 수를 하나만 적으면 그 숫자의 근거가 사라집니다. 계약 좌석, 생성된 계정, 최근 30일 사용 계정 세 개를 적으면 왜 25석인지가 설명됩니다.

현재 사용 계정이 23개인데 25석을 신청한다면 2석이 예비입니다. 예비를 두는 이유를 적지 않으면 과다 신청으로 보입니다. 반대로 사용 계정 27개인데 25석을 신청하면 2석이 모자랍니다.

25석과 23석의 1년 차이는 부가세 포함 184,800원입니다. 7,000원 × 2석 × 12개월 × 1.1입니다. 금액이 작아 보여도 상신서에서 설명되지 않는 2석은 매년 같은 질문을 받습니다.

셋째 줄: 증원을 가정값으로 적습니다

연중 4명을 더 뽑을 계획이라면 그 금액이 예산에 들어가야 합니다. 합류 시점이 확정되지 않았으므로 평균 재직 개월을 가정합니다.

분산 채용을 가정해 평균 6개월로 보면 7,000원 × 4명 × 6개월 = 168,000원, 부가세를 포함해 184,800원입니다. 4명이 모두 1월에 합류하면 세전 336,000원, 모두 12월이면 28,000원입니다.

세전 28,000원에서 336,000원 사이에서 움직이므로 "평균 6개월 가정"을 함께 적습니다. 이 표기가 있으면 채용이 앞당겨졌을 때 예산을 고칠 근거가 되고, 없으면 초과 집행이 설명되지 않습니다.

넷째 줄: 전년 대비 증감과 그 원인

총액만 적으면 승인자가 작년 문서를 찾아 비교합니다. 증감을 미리 적어 두면 그 작업이 사라집니다.

작년 20명 기준 1,848,000원에서 올해 2,494,800원으로 646,800원, 35.0% 늘었습니다. 원인은 세 가지로 쪼개집니다. 좌석 20석에서 25석으로 늘어난 몫 462,000원, 증원 가정분 184,800원, 그리고 단가 변동 0원입니다.

단가가 그대로인데 35.0%가 올랐다는 사실이 이 줄의 핵심입니다. 증가의 전부가 인원에서 나왔으므로, 금액을 줄이려면 좌석을 줄여야 하고 요금 협상으로는 줄지 않습니다. 반대로 단가 인상이 원인이라면 협상 여지가 있습니다. 원인을 쪼개 적으면 다음 행동이 정해집니다.

요금제를 바꾸는 안을 함께 올릴 때

금액이 부담된다는 답이 돌아올 가능성이 있으면 하위 요금제 안을 함께 올립니다. 네이버웍스 Lite 연 결제는 1인 3,000원이므로 25명 1년 세전 900,000원, 부가세 포함 990,000원입니다. Standard 2,310,000원과 1,320,000원 차이입니다.

다만 Lite에는 메일과 드라이브가 포함되지 않습니다. 그래서 이 안은 금액만 보면 매력적이고 기능을 보면 성립하지 않습니다. 사내 도메인 메일을 쓰는 조직이라면 Lite는 대안이 아니라 기능 축소입니다.

결론을 바꾸는 예외는 메일을 다른 제품으로 쓰는 경우입니다. 이미 Google Workspace로 메일을 받고 있다면 네이버웍스를 Lite로 내리는 선택이 실제로 가능합니다. 이때는 두 제품의 합계로 비교해야 하고, Workspace는 USD로 표기되므로 통화별 소계를 따로 적어야 합니다.