업무툴 비용을 부서별로 배분하는 세 가지 기준

기준에 따라 한 부서의 부담이 3배 달라집니다

48명 조직이 네이버웍스 Standard 연 결제를 쓰면 1년 부가세 포함 4,435,200원입니다. 부서가 영업 20명, 개발 14명, 운영 10명, 경영 4명이라고 하겠습니다.

좌석 수로 배분하면 영업 1,848,000원, 개발 1,293,600원, 운영 924,000원, 경영 369,600원입니다. 네 금액의 합은 정확히 4,435,200원입니다.

부서 수로 균등 배분하면 각각 1,108,800원입니다. 경영팀의 부담이 369,600원에서 1,108,800원으로 3배가 됩니다. 같은 총액을 나누는데 한 부서의 숫자가 3배 달라집니다.

좌석 기준: 계산이 단순하고 설명이 쉽습니다

좌석 수 배분은 1인 단가에 부서 인원을 곱하는 방식입니다. 7,000원 × 20명 × 12개월 × 1.1로 영업팀 1,848,000원이 나옵니다.

장점은 설명입니다. 쓰는 사람 수만큼 낸다는 규칙은 이견이 적습니다. 인원이 바뀌면 금액도 자동으로 바뀌므로 매년 다시 합의할 필요가 없습니다.

단점은 사용 강도를 무시한다는 점입니다. 하루 종일 그룹웨어에 머무는 부서와 메일만 확인하는 부서가 같은 단가를 냅니다. 그리고 전사 공통으로 쓰는 기능의 비용도 인원 많은 부서에 몰립니다.

• 1인 단가 × 부서 인원으로 계산합니다.
• 인원이 바뀌면 금액이 자동으로 따라갑니다.
• 사용 강도의 차이는 반영되지 않습니다.

사용량 기준: 정확하지만 측정이 필요합니다

사용량 배분은 저장용량이나 로그인 횟수 같은 실측값으로 나누는 방식입니다. 개발팀이 전체 저장용량의 45%를 쓴다면 1,995,840원을 부담합니다. 4,435,200원의 45%입니다.

이 방식이 성립하려면 측정이 가능해야 합니다. 부서별 사용량을 제품에서 뽑을 수 있는지가 전제입니다. 뽑을 수 없으면 숫자를 만들게 되고, 그 순간 배분의 근거가 사라집니다.

측정이 되더라도 어느 지표를 쓸지가 남습니다. 저장용량으로 나누면 파일이 많은 부서가 많이 내고, 로그인 횟수로 나누면 자주 접속하는 부서가 많이 냅니다. 두 지표의 결과가 크게 다르면 어느 쪽이 맞는지 논쟁이 생깁니다.

균등 기준: 공통 인프라로 볼 때만 맞습니다

부서 수로 균등 배분하는 방식은 업무툴을 전기나 수도 같은 공통 인프라로 보는 관점입니다. 48명 조직 네 부서면 각 1,108,800원입니다.

이 방식이 맞는 경우가 있습니다. 부서 규모가 비슷하고, 도구가 전사 필수이며, 배분 작업 자체의 비용을 줄이고 싶을 때입니다. 계산이 한 번의 나눗셈으로 끝납니다.

맞지 않는 경우는 규모 차이가 클 때입니다. 이 예시에서 영업팀은 20명인데 경영팀은 4명입니다. 균등 배분하면 경영팀의 1인당 부담이 277,200원이고 영업팀은 55,440원입니다. 5배 차이입니다. 같은 도구를 쓰는데 1인당 비용이 5배 다르다는 설명은 유지되기 어렵습니다.

혼합 방식과 그 비용

실무에서는 섞어 쓰는 경우가 많습니다. 기본 좌석 비용은 좌석 기준으로 나누고, 상위 요금제로 올린 차액만 그 기능을 쓰는 부서에 붙이는 방식입니다.

예를 들어 전사가 Standard를 쓰고 개발팀 14명만 Standard Plus가 필요하다면, 48명 Standard 4,435,200원을 좌석 기준으로 나눈 뒤 개발팀에 14명분 차액을 더합니다. 차액은 4,000원 × 14명 × 12개월 × 1.1 = 739,200원입니다. 개발팀 부담은 1,293,600원에서 2,032,800원이 됩니다.

결론을 바꾸는 예외는 요금제를 부서별로 섞을 수 있는지입니다. 한 워크스페이스에서 구성원마다 다른 요금제를 적용할 수 있는지는 공개 요금 안내에 적혀 있지 않습니다. 섞을 수 없다면 전사가 Standard Plus로 올라가야 하고, 그때 차액은 4,000원 × 48명 × 12개월 × 1.1 = 2,534,400원이 됩니다. 배분 방식을 정하기 전에 이 가능 여부를 확인하는 것이 순서입니다.