게스트 계정, 외부 협업에 유료 좌석이 필요한 경우

게스트 2명을 더 받는 비용이 840,000원이 되는 구조

Notion 무료 플랜의 외부 게스트 한도는 10명입니다. 유료 플랜에서는 무제한이 됩니다. 멤버 5명에 게스트 12명이 필요한 팀이라면 무료로 운영되지 않습니다.

그런데 초과한 게스트는 2명뿐입니다. 비용은 그 2명에게 붙지 않습니다. Plus 요금은 멤버당 월 14,000원이므로 멤버 5명 전원이 유료가 되어 1년 840,000원이 듭니다. 게스트 12명에게는 추가 비용이 없습니다.

즉 한도를 2명 넘긴 결과로 840,000원이 발생합니다. 게스트 1명당 비용을 계산하려 하면 숫자가 나오지 않는 구조입니다.

게스트 한도를 넘기지 않는 방법의 비용

대안은 게스트를 10명 이하로 유지하는 것입니다. 프로젝트가 끝난 외부 인원을 내리고 새 인원을 올리는 방식입니다.

이 작업에도 비용이 있습니다. 교체 작업 1건에 10분이 걸리고 월 4건이 발생한다고 가정하면 월 40분, 1년 8시간입니다. 2026년 최저임금 시간급 10,320원으로 환산하면 1년 82,560원입니다.

840,000원과 82,560원을 비교하면 10.2배 차이입니다. 금액만 보면 교체 운영이 유리합니다. 다만 10,320원은 법정 최저액이므로 실제 담당자 인건비로 환산하면 금액이 올라갑니다. 이 82,560원은 하한선입니다.

• 교체 운영: 1년 8시간, 최저임금 기준 82,560원(하한).
• 플랜 상향: 1년 840,000원.
• 10,320원은 법정 최저액이므로 실제 비용은 더 큽니다.

교체 운영이 만드는 다른 비용

게스트를 내리면 그 사람이 접근했던 문서의 연결이 끊어집니다. 외부 인원이 다시 필요해졌을 때 권한을 복구하는 작업이 또 생기고, 그 사이 요청은 메일로 돌아갑니다.

더 큰 문제는 기록입니다. 게스트가 남긴 댓글과 수정 이력이 계정과 함께 정리되면, 나중에 그 결정의 맥락을 찾을 수 없습니다. 82,560원은 작업 시간만 계산한 값이고, 맥락이 끊기는 비용은 여기에 들어 있지 않습니다.

그래서 교체 운영은 외부 인원이 실제로 단기인 경우에 맞습니다. 1~2개월 단위로 들어오고 나가는 협력사라면 적합하고, 1년 넘게 이어지는 관계라면 내리고 올리는 작업이 계속 반복됩니다.

다른 제품의 외부 협업 한도

제품마다 외부 인원을 다루는 방식이 다릅니다. 네이버웍스 무료 플랜은 외부 게스트가 아니라 구성원 수를 30명으로 제한합니다. 외부 인원을 구성원으로 올리면 그 30명에 포함됩니다.

이 차이가 비용 구조를 바꿉니다. Notion은 게스트가 멤버 수에 들어가지 않으므로 멤버 5명 요금만 내면 게스트가 몇 명이든 무관합니다. 네이버웍스는 외부 인원도 구성원이므로 좌석 요금이 그대로 붙습니다.

그래서 외부 협업이 많은 팀은 "외부 인원을 좌석으로 세는 제품"과 "게스트로 분리하는 제품"을 구분해야 합니다. 외부 인원 12명을 네이버웍스 Standard 구성원으로 올리면 연 결제 기준 1년 1,108,800원이 추가되고, Notion 게스트로 두면 0원입니다.

공유 범위를 정하는 것이 먼저입니다

게스트 수를 줄이려고 공유 범위를 넓히는 선택은 비용을 숨기는 쪽입니다. 링크 공유로 열어 두면 게스트 계정이 필요 없지만, 누가 보았는지 남지 않습니다.

그래서 순서는 공유 범위를 먼저 정하고 그다음에 계정 방식을 고르는 것입니다. 기록이 남아야 하는 문서는 게스트 계정으로, 공개해도 되는 자료는 링크로 처리합니다. 이 구분이 끝나면 필요한 게스트 수가 줄어들고 한도 초과 여부도 다시 계산됩니다.

결론을 바꾸는 예외는 계약상 접근 기록이 요구되는 경우입니다. 누가 언제 보았는지를 남겨야 하는 자료라면 링크 공유가 선택지에서 빠지고, 게스트 수를 줄일 방법도 함께 사라집니다. 이때는 840,000원이 선택이 아니라 요건이 됩니다.