메일 용량 100GB와 3TB, 어느 팀에 필요한 차이인가

30.7배 차이를 1인 월 4,000원이 삽니다

네이버웍스 Standard의 메일 용량은 1인 100GB이고 Standard Plus는 3TB입니다. 3,072GB를 100GB로 나누면 30.7배입니다. 두 요금제의 연 결제 단가 차이는 1인 월 4,000원입니다.

추가 용량은 2,972GB이므로 1GB당 약 1.35원입니다. 드라이브 용량과 함께 계산하면 더 싸지지만, 메일만 따로 봐도 매우 낮은 단가입니다.

그래도 이 결정이 쉽지 않은 이유는 금액이 작지 않기 때문입니다. 30명 조직이면 1년 1,584,000원이 더 나갑니다. 쓰지 않는 2,972GB의 단가는 계산되지 않습니다.

메일은 한 방향으로만 쌓입니다

드라이브 용량과 메일 용량은 성격이 다릅니다. 드라이브는 정리하면 줄어듭니다. 중복 파일을 지우고 종료된 프로젝트를 내리면 용량이 회복됩니다.

메일은 대개 지우지 않습니다. 계약 협의 이력, 고객 문의, 승인 근거가 메일에 남아 있어 삭제 판단이 어렵습니다. 그래서 메일 용량은 시간에 비례해 단조증가합니다.

이 차이가 전환 판단을 바꿉니다. 드라이브는 "지금 부족한가"가 기준이고, 메일은 "언제 부족해지는가"가 기준입니다. 현재 사용량이 40GB여도 증가 속도를 알면 100GB 도달 시점이 나옵니다.

• 드라이브는 정리하면 줄어듭니다.
• 메일은 한 방향으로만 쌓입니다.
• 메일의 기준은 현재 용량이 아니라 도달 시점입니다.

도달 시점을 계산하는 방법

필요한 값은 두 개입니다. 현재 1인 평균 사용량과 1인 월 증가량입니다. 둘 다 조직마다 다르므로 공개 자료에서 가져올 수 없고 현재 사용량에서 직접 측정해야 합니다.

1인 월 증가량이 2GB라고 가정하면 100GB를 채우는 데 50개월, 약 4년 2개월이 걸립니다. 월 5GB면 20개월, 약 1년 8개월입니다. 월 1GB면 100개월이므로 8년이 넘습니다.

현재 사용량이 0이 아니라면 그만큼 빼야 합니다. 현재 1인 평균 40GB에 월 2GB가 쌓이면 남은 60GB를 30개월에 채웁니다. 2년 6개월입니다. 이 숫자가 나오면 전환을 지금 할지 2년 뒤에 할지가 금액으로 비교됩니다.

2년 뒤에 올리는 것과 지금 올리는 것

30명 조직이 지금 Standard Plus로 올리면 1년 1,584,000원을 더 씁니다. 2년 뒤에 올리면 그 2년 동안 3,168,000원을 아낍니다.

2년 뒤에 올리는 쪽이 금액으로는 분명히 유리합니다. 문제는 용량이 꽉 찬 다음에 일어나는 일입니다. 메일 수신이 막히면 고객 문의가 들어오지 않고, 그 손실은 1,584,000원과 비교할 수 있는 금액이 아닙니다.

그래서 실무에서는 도달 시점보다 몇 달 앞서 올립니다. 남은 용량이 1인 평균 10GB 아래로 내려가면 월 2GB 기준으로 5개월이 남은 상태입니다. 이 지점을 경보선으로 두면 금액을 아끼면서 막히지는 않습니다.

Google Workspace와 비교할 때

Workspace는 메일 용량을 따로 적지 않고 사용자당 저장용량으로 묶어 표기합니다. Starter 30GB, Standard 2TB, Plus 5TB입니다. 메일과 드라이브가 그 안에서 나눠 쓰는 구조입니다.

그래서 두 제품을 용량으로 비교하려면 기준을 맞춰야 합니다. 네이버웍스 Standard는 메일 100GB와 드라이브 1인 100GB를 각각 주고, Workspace Standard는 합쳐서 2TB를 줍니다. 묶여 있는 쪽이 유연하고 나뉘어 있는 쪽이 예측하기 쉽습니다.

결론을 바꾸는 예외는 한쪽만 많이 쓰는 조직입니다. 메일은 적고 파일이 많거나 그 반대라면, 묶여 있는 구조가 유리합니다. 네이버웍스에서는 메일 100GB가 남아도 드라이브가 꽉 차면 요금제를 올려야 하고, Workspace에서는 2TB 안에서 옮겨 쓸 수 있습니다.