모바일 결재, 현장 직원이 쓰는 화면부터 보기

대리 상신이 연 1,238,400원입니다

전 직원의 30%가 현장이나 외근에서 일하고, 그 인원이 모바일에서 결재를 올리지 못한다고 하겠습니다. 월 결재 200건 가운데 60건이 그 인원의 건입니다.

모바일에서 안 되면 사무실 직원에게 전화나 메신저로 요청해 대신 올립니다. 요청과 상신에 건당 10분이 들면 월 600분, 10시간입니다. 2026년 최저임금 시간급 10,320원으로 환산하면 월 103,200원, 연 1,238,400원입니다.

여기에 더해 내용이 전달 과정에서 바뀝니다. 대리 상신된 건의 반송률이 높아지고, 반송되면 같은 과정을 다시 거칩니다.

데모에서 현장 화면을 먼저 봅니다

그룹웨어 데모는 보통 사무직 화면으로 진행됩니다. 큰 모니터에서 결재함을 열고 승인하는 흐름입니다. 현장 직원의 조건은 다릅니다.

작은 화면에서, 한 손으로, 장갑을 끼거나 밝은 햇빛 아래에서, 불안정한 통신 환경에서 써야 합니다. 데모에서 이 조건을 재현하려면 실제 휴대폰으로 열어 봐야 합니다.

확인할 항목은 네 개입니다. 상신 양식이 모바일에서 끝까지 입력되는지, 첨부 파일을 휴대폰 카메라로 바로 올릴 수 있는지, 통신이 끊겼을 때 입력 내용이 남는지, 그리고 승인자가 모바일에서 내용을 읽을 수 있는지입니다.

• 실제 휴대폰으로 데모를 진행합니다.
• 상신·첨부·오프라인·승인 네 항목을 확인합니다.
• 큰 모니터 데모로는 이 조건이 드러나지 않습니다.

첨부가 가장 자주 걸립니다

현장 결재의 상당수는 사진이 필요합니다. 작업 완료 사진, 자재 상태 사진, 현장 상황 사진입니다.

휴대폰으로 찍은 사진은 한 장이 수 메가바이트입니다. 모바일에서 바로 올릴 수 없으면 사무실로 전송하고 다시 올리는 과정이 생깁니다. 사진 3장이면 전송과 재업로드에 10분이 더 듭니다.

업로드 용량 한도도 확인해야 합니다. 네이버웍스 Standard는 드라이브 단일 파일 50GB까지로 적고 있지만, 결재 첨부의 한도는 드라이브와 다를 수 있습니다. 데모에서 실제 사진 3장을 첨부해 보면 바로 확인됩니다.

오프라인 입력이 되는지

현장 통신 환경이 나쁘면 입력 중에 연결이 끊어집니다. 이때 입력 내용이 사라지면 처음부터 다시 써야 합니다.

임시 저장이 되는지, 연결이 복구되면 자동으로 전송되는지 확인합니다. 둘 다 안 되면 현장 직원은 모바일 상신을 포기하고 사무실 복귀 후 처리합니다. 그러면 결재가 하루씩 밀립니다.

하루 밀리는 것이 문제인지는 결재 성격에 따라 다릅니다. 작업 완료 보고가 하루 밀리면 다음 공정이 밀리고, 비용 정산이 하루 밀리는 것은 대개 괜찮습니다. 어느 결재가 당일 처리되어야 하는지 먼저 정리하면 모바일 요건의 우선순위가 정해집니다.

승인자도 모바일을 씁니다

상신만 모바일에서 되어도 승인이 안 되면 절반만 해결됩니다. 승인자가 외부에 있을 때 결재가 멈추는 것은 같습니다.

승인 화면에서 확인할 것은 내용의 가독성입니다. 첨부된 사진을 확대해 볼 수 있는지, 표가 깨지지 않는지, 이전 결재 의견이 보이는지입니다. 읽을 수 없으면 승인자는 사무실에서 보겠다고 미룹니다.

결론을 바꾸는 예외는 금액이 큰 결재입니다. 공급가액 10,000,000원 이상의 지출을 모바일에서 승인하게 할지는 보안과 신중함의 문제입니다. 금액 구간을 나눠 작은 건만 모바일 승인을 허용하는 설정이 쓰입니다. 이때 현장 결재는 대개 금액이 작으므로 모바일 승인 범위에 들어가고, 큰 건은 사무실에서 처리됩니다.