퇴사자 메일, 전달과 보존 범위를 정하는 기준

계정을 유지하는 비용은 1인 1년 92,400원입니다

퇴사자 계정을 지우지 않고 두면 좌석 요금이 계속 나갑니다. 네이버웍스 Standard 연 결제 7,000원 기준으로 1인 1년 세전 84,000원, 부가세를 포함해 92,400원입니다.

요금 안내는 "구성원 추가 시 즉시 과금됩니다"라고 밝히지만 삭제 시 처리는 적어 두지 않습니다. 약정 중 좌석을 줄일 수 있는지는 계약서에서 확인되는 항목입니다.

그래서 "지우면 요금이 줄어든다"가 전제가 아닙니다. 연 결제 중이라면 지워도 금액이 그대로일 수 있고, 그 경우 계정 정리의 목적은 비용 절감이 아니라 접근 차단이 됩니다.

세 가지를 나눠 정합니다

퇴사자 메일에는 세 가지 처리가 섞여 있습니다. 접근 차단, 수신 전달, 과거 메일 보존입니다. 세 개의 시점과 기간이 다릅니다.

접근 차단은 퇴사 당일에 해야 합니다. 수신 전달은 일정 기간 유지합니다. 거래처가 퇴사 사실을 모르고 보내는 메일을 후임이 받아야 합니다. 과거 메일 보존은 더 길 수 있습니다. 거래 이력과 승인 근거가 담겨 있습니다.

세 개를 한 번에 처리하면 어느 하나가 어긋납니다. 당일에 계정을 지우면 전달도 보존도 끊어지고, 계정을 그냥 두면 접근이 열려 있습니다.

• 접근 차단: 퇴사 당일.
• 수신 전달: 일정 기간 유지.
• 과거 메일 보존: 더 길 수 있음.

전달 기간을 정하는 기준

수신 전달을 얼마나 유지할지는 거래 주기로 정합니다. 월 단위로 연락하는 거래처가 많으면 3개월이면 대부분 전환됩니다. 분기나 반기 단위로 연락하는 거래처가 있으면 더 길어야 합니다.

3개월 유지하는 비용은 좌석을 그대로 두는 경우 1인 세전 21,000원, 부가세 포함 23,100원입니다. 6개월이면 46,200원입니다.

전달만 필요하고 계정 자체가 필요하지 않다면 더 싼 방법이 있을 수 있습니다. 메일 전달 규칙만 남기고 좌석을 반납하는 방식입니다. 가능 여부는 제품마다 다르므로 확인이 필요합니다. 가능하면 23,100원이 0에 가까워집니다.

후임에게 전달할 때의 범위

수신 전달을 후임에게 걸면 퇴사자에게 오는 모든 메일이 갑니다. 업무 메일만 오는 것은 아닙니다. 개인적인 메일이나 가입한 서비스의 알림도 함께 갑니다.

그래서 전달 범위를 좁히는 편이 낫습니다. 특정 도메인에서 오는 메일만 전달하거나, 거래처 목록에 있는 주소만 전달하는 설정입니다. 설정이 지원되지 않으면 전체 전달로 두고 후임에게 범위를 안내합니다.

과거 메일을 후임에게 넘기는 것은 더 신중해야 합니다. 수신 전달과 달리 과거 메일에는 인사 평가나 개인적인 내용이 섞여 있을 수 있습니다. 거래 관련 메일만 골라 넘기는 작업이 필요하고, 메일 200건을 선별하는 데 건당 30초면 100분, 1.67시간, 2026년 최저임금 시간급 10,320원 기준 17,200원입니다.

보존과 접근을 분리합니다

과거 메일을 보존하는 것과 누군가 읽을 수 있게 하는 것은 다릅니다. 보존은 필요하고 접근은 제한되어야 합니다.

실무에서는 메일을 별도 보관으로 옮기고 접근을 관리자나 특정 승인 절차로 제한하는 방식이 쓰입니다. 평소에는 아무도 열지 않고, 분쟁이나 감사에서 필요할 때만 승인을 거쳐 엽니다.

결론을 바꾸는 예외는 후임이 즉시 과거 메일을 봐야 하는 경우입니다. 진행 중인 계약 협의가 메일에만 남아 있으면 후임이 읽어야 업무가 이어집니다. 이때는 전체를 넘기는 대신 그 거래처와의 메일만 추출해 넘기는 편이 맞습니다. 거래처 하나당 추출에 10분이면 10곳에 100분, 1.67시간, 17,200원입니다.