퇴사자 접근 차단, 당일에 끝내야 하는 작업

도구 수만큼 차단할 자리가 있습니다

업무툴을 5개 쓰는 조직이라면 퇴사자의 접근을 5곳에서 끊어야 합니다. 그룹웨어, 문서 도구, 메신저, CRM, 그리고 ERP입니다.

한 곳만 빠뜨려도 그 도구의 데이터는 계속 열려 있습니다. 가장 자주 빠지는 곳은 자주 쓰지 않는 도구입니다. 분기에 한 번 쓰는 도구는 계정 목록에서도 잊힙니다.

차단 1건에 5분이 걸리면 5개 도구에 25분입니다. 2026년 최저임금 시간급 10,320원 기준 4,300원입니다. 작업 자체는 작고, 문제는 빠뜨리는 것입니다.

도구 목록을 미리 만듭니다

퇴사일에 도구를 떠올리면 빠집니다. 조직이 쓰는 도구 목록을 미리 만들어 두고 그 목록을 따라가는 편이 안전합니다.

목록에 필요한 것은 도구 이름, 차단 방법, 담당자입니다. 차단 방법이 도구마다 다릅니다. 계정 삭제, 비활성, 권한 회수가 각각 다른 결과를 냅니다.

계정을 삭제하면 그 사람이 만든 문서의 소유권이 문제가 됩니다. 비활성이면 로그인이 막히고 데이터는 남습니다. 대부분의 경우 비활성이 맞고, 삭제는 소유권을 넘긴 뒤에 합니다.

• 도구 목록을 미리 만듭니다.
• 도구마다 차단 방법이 다릅니다.
• 기본은 삭제가 아니라 비활성입니다.

공유 계정과 외부 서비스

개인 계정 외에 두 가지가 더 남습니다. 공유 계정의 비밀번호와 외부 서비스의 개인 가입입니다.

공유 계정을 쓰고 있었다면 퇴사자가 비밀번호를 알고 있습니다. 계정을 비활성해도 공유 계정은 그대로이므로 비밀번호를 바꿔야 합니다. 공유 계정이 3개면 3번 바꾸고, 그 계정을 쓰는 사람들에게 새 비밀번호를 전달해야 합니다.

외부 서비스는 더 어렵습니다. 업무용으로 개인 계정을 만들어 쓰고 있었다면 그 계정은 조직이 통제할 수 없습니다. 퇴사 시점에 그 서비스의 데이터를 넘겨받는 절차가 필요하고, 넘겨받지 못하면 데이터가 함께 나갑니다.

차단 시점과 인계 시점을 분리합니다

접근 차단은 퇴사일이고 인계는 그 전에 끝나 있어야 합니다. 두 시점을 섞으면 한쪽이 어긋납니다.

인계가 끝나지 않았다는 이유로 차단을 늦추면 보안 위험이 남습니다. 반대로 차단을 먼저 하면 인계 작업이 막힙니다.

그래서 인계 기한을 퇴사일보다 앞에 둡니다. 2주 전에 통보를 받았다면 인계는 1주 전까지, 차단은 퇴사일입니다. 즉시 퇴사라면 차단을 먼저 하고 필요한 데이터는 관리자 권한으로 추출합니다.

차단 후 확인하는 방법

차단했다고 생각했는데 안 된 경우가 있습니다. 설정 화면에서 비활성으로 보이지만 세션이 살아 있거나, 다른 경로로 들어오는 경우입니다.

확인 방법은 로그를 보는 것입니다. 차단 후 며칠간 그 계정의 접근 기록이 없는지 확인합니다. 기록이 있으면 차단이 안 된 것입니다.

결론을 바꾸는 예외는 로그를 볼 수 없는 도구입니다. 접근 기록 기능이 없으면 차단 여부를 확인할 방법이 제한됩니다. 이때는 퇴사자 계정으로 직접 로그인을 시도해 보는 방법이 있습니다. 비밀번호를 알고 있는 공유 계정이라면 가능하고, 개인 계정은 비밀번호를 재설정한 뒤 시도합니다. 번거롭지만 확인되지 않은 차단보다 낫습니다.