그룹웨어 조직도, 겸직과 파견을 표시하는 방법

겸직자를 두 번 등록하면 좌석이 두 개가 됩니다

조직도에서 겸직을 표현하는 가장 쉬운 방법은 두 부서에 각각 등록하는 것입니다. 그런데 그러면 계정이 두 개가 되고 좌석 요금도 두 번 나갑니다.

네이버웍스 요금 안내는 "요금은 1인 기준이며 구성원 추가 시 즉시 과금됩니다. (세금 별도)"라고 밝힙니다. 42명 조직에서 겸직 2명을 중복으로 등록하면 44명분이 과금되고, Standard 연 결제 7,000원 기준으로 1년 184,800원이 더 듭니다.

금액보다 큰 문제는 계정이 둘이라는 점입니다. 메일 주소가 두 개가 되고 결재함이 두 개가 됩니다. 어느 쪽으로 보내야 하는지 매번 혼란이 생깁니다.

계정은 하나, 소속은 여러 개

해결은 계정과 소속을 분리하는 것입니다. 사람 하나에 계정 하나를 두고, 그 계정이 여러 부서에 속할 수 있게 합니다.

이 구조가 지원되면 겸직자는 두 부서의 조직도에 모두 나타나지만 계정은 하나입니다. 메일 주소도 하나이고 결재함도 하나입니다. 좌석 요금도 한 번만 나갑니다.

지원되지 않으면 주 소속 하나를 정하고 나머지는 다른 방법으로 표시합니다. 직책 칸에 겸직 내용을 적거나, 부서별 그룹이나 메일링 리스트에 추가하는 방식입니다. 조직도에는 한 번만 나오지만 업무상 필요한 접근은 유지됩니다.

• 계정: 사람당 하나.
• 소속: 여러 개 가능해야 함.
• 지원 안 되면 주 소속 + 그룹으로 보완.

파견은 겸직과 다릅니다

겸직은 두 역할을 동시에 하는 것이고 파견은 소속이 한시적으로 옮겨진 것입니다. 표시 방법도 달라야 합니다.

파견자는 파견 기간에 파견지 조직도에 나타나야 합니다. 원소속에도 남아 있으면 두 곳에 보이고, 원소속에서 빼면 복귀 후 다시 넣어야 합니다.

실무에서는 원소속을 유지하고 파견 상태와 파견지, 기간을 별도 칸으로 두는 방식이 쓰입니다. 조직도에는 원소속에 "파견중"으로 표시되고, 파견지에서는 파견 인원 목록으로 조회됩니다. 기간이 끝나면 상태만 바꾸면 되므로 조직도를 고치지 않습니다.

결재선이 조직도를 따라가는지 확인합니다

조직도를 고치면 결재선이 함께 바뀌는 경우가 있습니다. 결재선이 "상위 부서장"처럼 조직 구조를 참조하면 그렇습니다.

겸직자가 두 부서에 속하면 "상위 부서장"이 두 명이 됩니다. 어느 쪽으로 결재가 올라가는지 정해져 있지 않으면 결재선이 비거나 엉뚱한 사람에게 갑니다.

그래서 겸직자에게는 결재선 기준 소속을 지정해 두어야 합니다. 조직도에는 두 부서에 보이지만 결재는 주 소속으로 올라가게 하는 설정입니다. 이 설정을 빼면 겸직자의 결재가 멈추고, 멈춘 건을 찾아 처리하는 데 건당 10분이 듭니다.

조직 개편 때 확인할 순서

개편이 있으면 조직도, 계정, 결재선, 권한 네 가지가 함께 움직입니다. 순서를 정해 두면 빠진 항목이 생기지 않습니다.

조직도를 먼저 고치고, 계정의 소속을 옮기고, 결재선을 확인하고, 마지막에 권한을 봅니다. 권한이 부서 기준으로 걸려 있으면 소속이 바뀌는 순간 접근 범위가 바뀝니다.

결론을 바꾸는 예외는 개편이 결재 진행 중에 일어나는 경우입니다. 상신된 건의 결재선이 개편으로 사라지면 그 건이 멈춥니다. 개편 전에 진행 중인 결재를 모두 완료시키거나, 멈춘 건을 찾아 결재선을 수동으로 지정해야 합니다. 개편일을 결재가 적은 시기로 잡으면 이 작업이 줄어듭니다.