개인 계정 사용, 업무 데이터가 흩어지는 경로

무료 플랜이 경로를 넓힙니다

업무 도구를 조직 계정으로 쓰는 것이 원칙입니다. 그런데 개인 계정으로 쓰는 경우가 생깁니다. 무료 플랜이 있으면 승인 없이 시작할 수 있기 때문입니다.

Notion 무료는 ₩0으로 시작되고 Slack 무료도 USD 0입니다. 담당자가 필요해서 개인 계정으로 만들고 업무 문서를 넣기 시작합니다. 비용이 들지 않으므로 승인 절차를 거치지 않습니다.

문제는 그 문서의 소유자가 개인이라는 점입니다. 퇴사하면 함께 나가고, 조직은 그 문서가 있었다는 사실조차 모를 수 있습니다.

왜 개인 계정을 쓰는지

개인 계정을 쓰는 이유는 규칙을 어기려는 것이 아닙니다. 대개 조직 계정으로는 할 수 없기 때문입니다.

조직이 쓰는 도구에 그 기능이 없거나, 좌석을 요청하는 절차가 오래 걸리거나, 외부 협업자가 조직 계정에 들어올 수 없는 경우입니다. 세 경우 모두 개인 계정이 더 빠릅니다.

그래서 막기만 하면 다른 경로로 갑니다. 왜 필요했는지를 먼저 봐야 합니다. 좌석 요청이 2주 걸린다면 그것이 원인이고, 절차를 줄이는 것이 금지보다 효과적입니다.

• 조직 도구에 그 기능이 없다.
• 좌석 요청 절차가 오래 걸린다.
• 외부 협업자가 들어올 수 없다.

회수하는 비용

개인 계정에 있는 문서를 조직 계정으로 옮기는 작업은 문서 수에 비례합니다. 200건을 옮기는 데 건당 2분이면 400분, 6.67시간, 2026년 최저임금 시간급 10,320원 기준 68,800원입니다.

그런데 옮기려면 먼저 찾아야 합니다. 어떤 개인 계정에 무엇이 있는지는 본인만 압니다. 전 직원에게 묻는 작업이 필요하고, 48명에게 10분씩이면 8시간, 82,560원입니다.

합계 151,360원입니다. 금액은 작지만 자발적인 신고에 의존하므로 완전하지 않습니다. 신고하지 않은 계정은 그대로 남습니다.

다시 생기지 않게 하는 방법

회수 후에 경로를 막아야 합니다. 세 가지 원인에 각각 대응합니다.

기능이 없는 경우에는 그 기능이 있는 도구를 조직 계정으로 도입합니다. Notion Plus 멤버 5명이면 1년 840,000원입니다. 좌석 요청이 오래 걸리는 경우에는 절차를 줄입니다. 승인 1단계로 당일 처리되게 하면 개인 계정을 만들 이유가 줄어듭니다.

외부 협업자 문제는 게스트 기능으로 해결됩니다. Notion 무료는 게스트 10명까지, 유료는 무제한입니다. 조직 계정에서 게스트를 쓸 수 있으면 개인 계정으로 외부와 공유할 이유가 없어집니다.

금지만으로는 줄지 않습니다

개인 계정 사용을 금지하는 공지를 내면 줄어드는 것처럼 보입니다. 실제로는 보고되지 않게 됩니다.

금지 전에는 담당자가 "제 계정으로 만들었어요"라고 말했습니다. 금지 후에는 말하지 않습니다. 그러면 조직이 아는 것보다 더 많은 데이터가 밖에 있게 됩니다.

결론을 바꾸는 예외는 규제 요건이 있는 경우입니다. 개인정보나 금융 데이터를 다루는 업무라면 개인 계정 사용이 규정 위반이고, 금지가 필요합니다. 이때도 금지와 함께 대안을 주어야 합니다. 대안 없는 금지는 보고를 멈추게 하고, 보고가 멈추면 위반이 보이지 않습니다.