계약 갱신 90일 전, 확인할 항목 목록

남은 좌석 6개가 1년 554,400원입니다

40명으로 계약한 조직의 실사용 계정이 34명이라면 좌석 6개가 비어 있습니다. 네이버웍스 Standard 연 결제 7,000원 기준으로 6개 좌석은 월 42,000원, 1년 세전 504,000원, 부가세를 포함해 554,400원입니다.

약정 기간 중에는 이 금액이 줄어들지 않는 경우가 많습니다. 공개 요금 안내가 좌석 축소와 환불을 다루지 않기 때문입니다. 그래서 정리할 수 있는 시점이 갱신입니다.

갱신일에 좌석을 34로 맞추면 다음 1년에 554,400원이 덜 나갑니다. 그런데 갱신은 대개 자동으로 이루어지므로, 아무것도 하지 않으면 40석이 그대로 넘어갑니다.

90일 전에 시작하는 이유

갱신 조건을 바꾸려면 통지가 필요한 경우가 많고, 통지 기한은 갱신일보다 앞섭니다. 기한을 놓치면 바꿀 수 있었던 조건도 다음 주기로 밀립니다.

그래서 작업을 갱신일에 맞추면 늦습니다. 좌석 실사에 시간이 걸리고, 요금제 변경을 검토하려면 사용량 자료도 필요합니다. 90일을 잡으면 실사와 검토, 통지를 순서대로 할 수 있습니다.

정확한 통지 기한은 계약서에서만 확인됩니다. 공개 요금 안내에는 적혀 있지 않습니다. 그래서 90일 전 작업의 첫 항목이 계약서에서 그 날짜를 찾는 일입니다.

• 좌석 실사와 요금제 검토에 시간이 필요합니다.
• 통지 기한은 갱신일보다 앞섭니다.
• 기한은 계약서에서만 확인됩니다.

좌석 실사를 숫자로 끝내는 방법

"계정이 몇 개인가"와 "몇 명이 쓰는가"는 다른 숫자입니다. 계약 좌석 40개, 생성된 계정 38개, 최근 30일 사용 계정 34개처럼 세 숫자가 모두 다를 수 있습니다.

줄일 수 있는 좌석은 계약 좌석과 사용 계정의 차이입니다. 위 예시에서는 6개입니다. 생성된 계정 38개를 기준으로 삼으면 2개만 줄이게 되고, 쓰지 않는 계정 4개가 다음 1년도 유지됩니다.

실사 결과는 목록으로 남겨야 합니다. 숫자만 적으면 갱신 때 누구를 내릴지 다시 찾습니다. 사용하지 않는 계정 4개가 퇴사자인지 조직 개편으로 역할이 바뀐 사람인지에 따라 처리가 다릅니다.

할인율을 다시 역산합니다

갱신은 단가를 확인할 기회이기도 합니다. 월 결제 단가와 연 결제 단가를 받아 적고 할인율을 직접 계산합니다. 네이버웍스 Standard는 8,500원과 7,000원이므로 17.6%입니다.

이 비율이 손익분기선이기도 합니다. 연 결제 단가가 월 결제 단가의 82.4%이므로, 다음 1년 평균 좌석 유지율이 82.4%를 밑돌 것 같으면 월 결제가 유리합니다.

조직 축소가 예정되어 있다면 이 계산이 갱신 결정을 바꿉니다. 40명에서 1년 안에 30명이 될 계획이라면 평균 좌석이 35명 수준이고 유지율 87.5%이므로 연 결제가 유지됩니다. 25명까지 줄 계획이면 평균 32.5명, 81.3%가 되어 월 결제로 넘어갑니다.

90일 전 목록 다섯 줄

작업을 다섯 줄로 고정해 두면 매년 같은 품질로 끝납니다. 계약서에서 갱신일과 통지 기한 확인, 계약 좌석과 사용 계정 실사, 두 단가로 할인율 역산, 다음 1년 좌석 계획으로 유지율 추정, 그리고 통지 또는 갱신 확정입니다.

이 가운데 금액이 나오는 줄은 두 번째와 네 번째입니다. 두 번째에서 554,400원 같은 절감액이 나오고, 네 번째에서 결제 주기 결정이 나옵니다. 첫 번째 줄은 금액을 만들지 않지만 나머지를 가능하게 합니다.

결론을 바꾸는 예외는 제품 교체를 검토하는 경우입니다. 갱신하지 않고 다른 제품으로 옮길 생각이라면 90일은 짧습니다. 데이터 이전과 교육까지 포함되므로 좌석 정리와는 다른 일정이 필요하고, 그 검토는 갱신 90일 전이 아니라 그보다 앞서 시작해야 합니다.