좌석 수 산정, 겸직·외근·파트타임을 어떻게 셀까

범위를 어디까지 잡느냐로 1년에 924,000원이 갈립니다

정규직 32명, 파트타임 6명, 외주 4명이 함께 일하는 조직을 기준으로 하겠습니다. 겸직자 2명은 이미 정규직 32명에 포함되어 있으므로 중복입니다. 중복을 제거하면 좌석은 42개입니다.

네이버웍스 Standard 연 결제 7,000원으로 계산하면 정규직만 32명일 때 부가세 포함 1년 2,956,800원, 파트타임까지 38명이면 3,511,200원, 외주까지 42명이면 3,880,800원입니다. 가장 좁게 잡은 안과 가장 넓게 잡은 안의 차이는 924,000원입니다.

그래서 좌석 수는 계산의 입력값이 아니라 결정 사항입니다. 누가 계정을 받아야 하는지를 먼저 정하지 않으면 예산이 범위로만 나옵니다.

중복을 먼저 제거합니다

명단을 모으면 같은 사람이 두 번 들어오는 경우가 생깁니다. 두 부서를 겸직하는 사람이 부서별 명단에 각각 올라 있거나, 파견 인원이 원소속과 파견지 명단에 모두 올라 있는 경우입니다.

좌석은 사람 단위이지 역할 단위가 아닙니다. 겸직자 2명을 중복으로 세면 42명이 44명이 되고, 1년에 184,800원을 더 쓰게 됩니다. 반대로 겸직 때문에 한 사람이 두 조직의 자료를 봐야 한다면 그것은 좌석 수가 아니라 권한 설정으로 해결할 문제입니다.

실무에서는 사번이나 이메일 주소처럼 사람마다 하나뿐인 값으로 명단을 합친 뒤 세는 방식이 안전합니다. 이름으로 합치면 동명이인에서 다시 틀립니다.

• 좌석은 사람 단위입니다. 역할이 두 개여도 한 좌석입니다.
• 사번이나 이메일로 중복을 제거합니다.
• 겸직 때문에 필요한 것은 좌석이 아니라 권한입니다.

파트타임과 외주를 넣을지 가르는 기준

인원을 넣고 빼는 판단은 고용 형태가 아니라 업무 흐름에서 나옵니다. 그 사람이 받아야 하는 것이 사내 메일 주소인지, 아니면 공유 문서 하나에 대한 접근 권한인지입니다.

사내 도메인 메일을 받고 전자결재에 올라가야 하면 좌석이 필요합니다. 특정 프로젝트 문서만 보면 되는 외주 인력은 게스트나 외부 공유로 처리되는 경우가 많습니다. 다만 게스트 처리가 가능한 범위는 제품마다 다릅니다. Notion은 무료 플랜에서 외부 게스트 10명까지, 유료 플랜에서 무제한으로 적어 두고 있고, 네이버웍스 무료 플랜은 구성원 30명까지입니다.

그래서 외주 4명을 좌석으로 셀지 게스트로 처리할지는 그 4명이 어떤 도구에서 무엇을 하는지에 따라 달라집니다. 네 사람이 모두 같은 처리를 받아야 할 이유는 없습니다.

공석과 예정자를 어떻게 셀까

좌석 수를 세는 시점에는 늘 애매한 칸이 있습니다. 다음 주에 입사하는 사람, 이번 달 퇴사한 사람, 채용 중인 공석입니다.

네이버웍스 요금 안내는 구성원이 추가되면 즉시 과금된다고 밝힙니다. 그래서 입사 예정자를 미리 만들어 두면 그 시점부터 비용이 발생합니다. 입사일에 맞춰 만드는 편이 금액에 맞습니다. 다만 입사 첫날 계정이 준비되어 있어야 하므로, 생성 작업 자체는 미리 예약해 두고 활성화만 당일에 하는 방식이 실무에서 쓰입니다.

공석은 좌석으로 세지 않습니다. 사람이 없는데 좌석을 사 두면 채용이 늦어질 때마다 쓰지 않는 좌석이 쌓입니다. 공석 3개를 1년 동안 비워 두면 7,000원 × 3명 × 12개월 × 1.1 = 277,200원이 쓰이지 않는 좌석에 들어갑니다.

좌석 명단을 유지하는 주기

좌석 수는 한 번 세고 끝나지 않습니다. 입·퇴사와 조직 개편이 있을 때마다 바뀝니다. 그런데 매일 세면 일이 되고, 1년에 한 번 세면 그사이에 쌓인 유령 좌석을 전부 사게 됩니다.

월 1회를 기준으로 하면 어긋남이 최대 한 달치로 제한됩니다. 42명 조직에서 좌석 2개가 한 달 늦게 정리되면 7,000원 × 2명 × 1.1 = 15,400원입니다. 분기 1회로 늦추면 같은 상황에서 46,200원이 됩니다.

결론을 바꾸는 예외는 연 결제 조직입니다. 약정 기간 중 좌석을 줄일 수 있는지가 요금 안내에 적혀 있지 않으므로, 줄일 수 없는 계약이라면 월 1회 점검으로도 금액이 줄어들지 않습니다. 그 경우 점검의 목적은 비용 절감이 아니라 퇴사자 접근 차단이 되고, 주기는 비용이 아니라 보안 기준으로 정해야 합니다.