할 일 상태, 3개와 6개 중 무엇이 유지되는가

상태가 많으면 섞입니다

할 일 보드의 상태를 6개로 두는 경우가 있습니다. 대기, 진행, 검토, 수정, 승인대기, 완료입니다. 세밀해 보이지만 운영하면 섞입니다.

검토와 승인대기의 경계가 사람마다 다르고, 수정은 진행과 구분되지 않습니다. 같은 작업이 담당자에 따라 다른 칸에 들어가면 보드로 상황을 읽을 수 없습니다.

상태를 고르는 시간도 듭니다. 판단에 10초가 걸리고 월 400건의 상태 변경이 있으면 4,000초, 1.11시간입니다. 2026년 최저임금 시간급 10,320원 기준 월 11,467원, 연 137,600원입니다. 금액은 작지만 섞인 보드의 비용은 환산되지 않습니다.

3개가 기본입니다

대기, 진행, 완료 세 개면 대부분의 작업이 담깁니다. 경계가 분명해서 섞이지 않습니다. 시작하지 않았는지, 하고 있는지, 끝났는지입니다.

세 개로 부족하다고 느끼는 지점은 보통 두 곳입니다. 하나는 남에게 넘긴 상태입니다. 내 손을 떠났지만 끝나지 않은 작업입니다. 다른 하나는 막힌 상태입니다. 하려고 했는데 다른 것 때문에 못 하는 작업입니다.

그래서 네 번째를 추가한다면 "대기 중(외부)"이 가장 유용합니다. 내가 할 수 있는 것과 기다려야 하는 것이 분리되면 매일 볼 목록이 줄어듭니다.

• 기본 3개: 대기 · 진행 · 완료.
• 네 번째는 '대기 중(외부)'.
• 검토·수정·승인대기는 섞입니다.

상태 대신 다른 칸을 씁니다

검토나 승인이 필요하다는 정보는 상태가 아니라 별도 칸으로 담을 수 있습니다.

담당자 칸을 바꾸면 검토 상태가 표현됩니다. 작업이 "진행"에 있고 담당자가 검토자로 바뀌면 검토 중이라는 뜻입니다. 상태를 늘리지 않고 같은 정보가 담깁니다.

기한 칸도 상태를 대체합니다. 기한이 지난 작업은 자동으로 눈에 띄므로 "지연" 상태가 필요하지 않습니다. 상태를 늘리기 전에 기존 칸으로 표현할 수 있는지 보는 편이 낫습니다.

완료를 언제 누를지 정합니다

완료의 기준이 사람마다 다르면 보드가 틀립니다. 작업을 끝낸 시점인지, 상대가 확인한 시점인지입니다.

기준을 "다음 사람이 받았을 때"로 두면 흐름이 끊기지 않습니다. 문서를 썼지만 전달하지 않았다면 완료가 아닙니다. 이 기준이면 완료된 작업이 되돌아오는 일이 줄어듭니다.

되돌아오는 작업이 많으면 완료 기준이 느슨한 것입니다. 월 400건 가운데 20건이 완료 후 다시 열리면 5%입니다. 다시 여는 작업과 맥락을 되살리는 데 건당 10분이면 월 200분, 3.33시간, 34,400원입니다. 연 412,800원입니다.

보드를 하나 더 만들지, 상태를 추가할지

작업 종류가 다르면 상태도 달라야 할 것 같습니다. 개발 작업과 영업 작업이 같은 상태를 쓰기 어려워 보입니다.

이때 상태를 추가하는 대신 보드를 나누는 편이 낫습니다. 개발 보드와 영업 보드가 각각 3~4개 상태를 쓰면, 한 보드에 8개 상태를 두는 것보다 읽기 쉽습니다.

결론을 바꾸는 예외는 두 종류의 작업이 서로 연결된 경우입니다. 영업이 받은 요구가 개발 작업으로 이어진다면, 보드를 나누면 연결이 끊어집니다. 이때는 한 보드에 두고 종류 칸으로 구분하되 상태는 공통으로 씁니다. 상태 3개를 양쪽에 적용할 수 있는지 먼저 확인하고, 안 되면 보드를 나눕니다.