파일 업로드 5MB 제한, 무료 플랜에서 생기는 병목

5MB와 5GB는 1,024배입니다

Notion 무료 플랜은 파일 1건 업로드를 5MB로 제한합니다. 유료 플랜에서는 1건 5GB까지 올라갑니다. 5,120MB를 5MB로 나누면 1,024배입니다.

총용량 제한이 아니라 파일 하나의 크기 제한이라는 점이 중요합니다. 작은 파일을 많이 올리는 것은 무료에서도 됩니다. 막히는 쪽은 큰 파일 하나입니다.

그래서 이 제한은 팀의 업무 종류에 따라 전혀 다르게 느껴집니다. 텍스트 문서와 회의록만 다루면 거의 걸리지 않고, 이미지 묶음이나 영상, 도면을 다루면 매일 걸립니다.

5MB에 걸리는 파일과 걸리지 않는 파일

걸리지 않는 쪽은 문서 중심 작업입니다. 회의록, 기획 메모, 체크리스트, 표 형태의 데이터는 대개 5MB 아래입니다.

걸리는 쪽은 자료가 섞인 파일입니다. 이미지가 여러 장 들어간 제안서, 촬영 원본, 설계 도면, 화면 녹화 영상입니다. 한 건이 5MB를 넘기기 쉽고, 압축해도 크게 줄지 않는 형식이 많습니다.

그래서 병목이 생기는 자리는 팀 전체가 아니라 특정 업무입니다. 디자인이나 영상 담당자 두세 명이 매일 막히고 나머지는 모르는 상태가 자주 생깁니다. 이때 전환 결정이 늦어집니다. 다수가 겪지 않는 문제이기 때문입니다.

• 문서·회의록·표: 대개 5MB 아래.
• 이미지 묶음·영상·도면: 한 건이 5MB 초과.
• 병목은 팀 전체가 아니라 특정 업무에서 생깁니다.

외부 저장소로 우회하는 비용

우회 방법은 파일을 다른 곳에 올리고 링크만 붙이는 것입니다. 작업 1건에 3분이 걸리고 주 10건이 발생한다고 가정하면 주 30분, 1년 26시간입니다. 2026년 최저임금 시간급 10,320원으로 환산하면 268,320원입니다.

멤버 5명이 Plus로 올라가는 비용은 1년 840,000원입니다. 268,320원과 비교하면 3.1배 차이이므로 금액만 보면 우회가 유리합니다.

다만 268,320원은 작업 시간만 계산한 값입니다. 링크가 끊어졌을 때 찾는 시간, 외부 저장소의 권한이 문서 권한과 달라서 생기는 접근 실패, 파일이 어디에 있는지 모르게 되는 상황은 들어 있지 않습니다.

링크로 분리된 파일이 만드는 문제

문서와 파일이 다른 곳에 있으면 두 가지가 어긋납니다. 권한과 이력입니다.

권한은 두 곳에서 따로 관리됩니다. 문서를 볼 수 있는 사람이 링크된 파일을 못 볼 수 있고, 그 반대도 생깁니다. 외부 게스트가 있는 문서에서 특히 자주 생깁니다. Notion 무료 플랜의 게스트 한도가 10명이므로, 게스트가 섞인 문서에서는 권한 확인 작업이 한 겹 더 늘어납니다.

이력은 더 어렵습니다. 문서의 수정 이력에는 "링크를 바꿨다"만 남고, 파일 자체가 어떻게 바뀌었는지는 외부 저장소에 남습니다. 1년 뒤에 그 결정의 근거 파일을 찾으려면 두 곳을 모두 거슬러 올라가야 합니다.

전환 시점을 정하는 기준

금액만 보면 우회가 싸고, 운영을 보면 전환이 낫습니다. 기준을 하나 정해 두면 결정이 빨라집니다.

우회 작업이 주 10건을 넘고 그 작업이 특정 담당자에게 몰려 있다면 전환 쪽이 맞습니다. 주 10건은 1년 26시간이고, 한 사람에게 몰리면 그 사람의 다른 업무가 밀립니다. 반대로 월 2~3건이고 여러 사람에게 분산되어 있다면 우회로 충분합니다.

결론을 바꾸는 예외는 외부 공유입니다. 고객이나 협력사에 자료를 보내야 하는 문서라면, 링크로 분리된 파일은 받는 쪽에서 열리지 않는 경우가 생깁니다. 이때는 건수와 무관하게 전환이 필요하고, 840,000원은 선택이 아니라 요건이 됩니다.