문서 버전, 최종_최종을 없애는 규칙

'최종'은 식별자가 아닙니다

파일명에 "최종"을 붙이는 이유는 그것이 마지막 버전임을 알리려는 것입니다. 그런데 다음 수정이 생기면 "최종_최종"이 되고, 또 생기면 "최종v2"가 됩니다.

"최종"이 들어간 문서가 50건이면 그 단어는 아무것도 구분하지 못합니다. 어느 것이 최신인지 확인하려면 열어서 수정일과 내용을 봐야 합니다. 건당 3분이 걸리고 월 30건 조회하면 월 90분, 1.5시간입니다.

2026년 최저임금 시간급 10,320원으로 환산하면 월 15,480원, 연 185,760원입니다. 금액은 작지만 틀린 버전을 쓰는 위험이 함께 있습니다.

날짜가 '최종'보다 낫습니다

파일명에 날짜를 넣으면 두 가지가 해결됩니다. 정렬되고 비교됩니다.

"사업계획_20260315"와 "사업계획_20260402"가 있으면 이름만 보고 최신을 알 수 있습니다. "사업계획_최종"과 "사업계획_최종_최종"은 알 수 없습니다.

날짜 형식은 연월일을 붙여 쓰는 편이 정렬에 유리합니다. "3월 15일"이나 "0315"는 연도가 바뀌면 섞입니다. 여덟 자리 숫자면 문자 정렬이 곧 시간 정렬입니다.

• 날짜는 여덟 자리 숫자로.
• 문자 정렬이 시간 정렬이 됩니다.
• '최종'은 쓰지 않습니다.

버전 기능이 있으면 파일명이 필요 없습니다

문서 도구에 버전 이력이 있으면 파일을 복사하지 않고 같은 문서를 고칩니다. 과거 버전은 이력에서 열립니다.

이 경우 파일명에 날짜도 필요 없습니다. 문서가 하나이고 이력이 쌓이므로 최신을 찾는 작업 자체가 사라집니다. 월 1.5시간이 0이 됩니다.

버전 이력이 있는데도 복사하는 경우가 있습니다. 편집 권한이 없어서, 또는 큰 변경을 하기 전에 안전하게 남겨 두려고입니다. 전자는 권한으로 해결되고 후자는 이력이 있으면 불필요하다는 것을 알리면 됩니다.

복사가 필요한 경우

버전 이력이 있어도 복사가 맞는 경우가 있습니다. 같은 문서에서 다른 결과물을 만들 때입니다.

작년 사업계획을 바탕으로 올해 것을 만든다면, 작년 문서를 고치는 것이 아니라 복사해 새로 만드는 것이 맞습니다. 두 문서가 각각 남아야 합니다.

이때 파일명에 연도가 있으면 혼란이 없습니다. "2025 사업계획"과 "2026 사업계획"입니다. "사업계획"과 "사업계획_복사"로 두면 어느 것이 올해 것인지 알 수 없습니다.

이미 쌓인 '최종'을 정리하는 작업

50건의 "최종" 문서를 정리하는 데 건당 1분이면 50분, 0.83시간, 8,600원입니다. 연간 확인 비용 185,760원과 비교하면 21배를 회수합니다.

정리는 이름만 바꾸면 됩니다. 수정일을 보고 날짜를 붙이고 "최종"을 떼면 끝입니다. 내용을 확인할 필요는 없습니다.

결론을 바꾸는 예외는 그 문서가 링크로 참조되고 있는 경우입니다. 파일명을 바꾸면 링크가 끊어지는 환경이라면 이름 변경이 간단한 작업이 아닙니다. 이때는 새 문서를 만들어 옮기고 기존 문서에 안내를 남기는 방식이 되고, 건당 1분이 5분으로 늘어 50건에 4.17시간, 43,000원이 됩니다. 그래도 연간 비용보다 작습니다.