CRM과 세금계산서, 계약 이후 흐름을 어디까지 담을까

경계에서 넘기는 값은 세 개입니다

CRM이 담당하는 구간은 문의 접수부터 계약 체결까지입니다. 그 뒤의 세금계산서 발행과 수금은 회계나 ERP의 일입니다. 두 구간이 만나는 자리에서 넘겨야 하는 값이 세 개 있습니다.

공급가액, 세액, 합계입니다. 공급가액 12,000,000원이면 부가가치세법 제30조의 세율 10%를 적용해 세액 1,200,000원, 합계 13,200,000원입니다.

세 개를 모두 넘기는 것이 중요합니다. 합계만 넘기면 받는 쪽에서 역산해야 하고, 금액이 깔끔하지 않을 때 1원이 어긋납니다. 공급가액만 넘기면 받는 쪽이 세액을 계산해야 하는데, 반올림 기준이 CRM과 다르면 역시 어긋납니다.

CRM에 담지 않을 것

경계를 흐리면 CRM이 회계 시스템 흉내를 내기 시작합니다. 담지 않는 편이 나은 것들이 있습니다.

세금계산서 발급 상태, 전송 결과, 입금 내역, 미수 잔액입니다. 이 값들은 회계에서 관리되고 CRM에 복사해 두면 두 곳의 숫자가 어긋납니다. 어긋나면 어느 쪽이 맞는지 매번 확인해야 합니다.

CRM에서 이 정보가 필요한 경우는 영업 담당자가 고객에게 입금을 요청할 때입니다. 이때는 복사해 두는 대신 회계 쪽을 조회하도록 두는 편이 안전합니다. 조회가 불가능하면 담당자가 회계 담당에게 묻는 절차로 두고, 그 요청 1건에 5분이 걸린다고 보면 월 20건이면 100분, 1.67시간, 17,200원입니다.

• 넘기는 값: 공급가액·세액·합계.
• 담지 않는 값: 발급 상태·전송 결과·입금·미수.
• 필요하면 복사하지 말고 조회합니다.

계약일과 매출 인식일이 다릅니다

CRM의 계약일과 회계의 매출 인식일은 같은 날이 아닐 수 있습니다. 계약은 3월에 하고 납품은 5월에 이루어지는 거래가 그렇습니다.

그래서 CRM의 월별 계약 금액과 회계의 월별 매출이 어긋납니다. 3월 CRM 계약 금액이 120,000,000원인데 3월 매출이 80,000,000원이면 차이 40,000,000원은 아직 인식되지 않은 계약입니다.

이 차이를 설명하려면 CRM에 두 날짜가 있어야 합니다. 계약일과 예상 납품일입니다. 두 날짜가 있으면 "3월 계약 중 5월 인식 예정 40,000,000원"이라고 적을 수 있습니다. 하나만 있으면 차이가 설명되지 않고, 매달 같은 질문이 돌아옵니다.

취소와 변경이 두 시스템에 걸칠 때

계약이 취소되거나 금액이 바뀌면 CRM과 회계 양쪽을 고쳐야 합니다. 한쪽만 고치면 그때부터 숫자가 갈립니다.

CRM에서 계약 금액을 12,000,000원에서 10,800,000원으로 고쳤는데 세금계산서가 이미 13,200,000원으로 발행되었다면, 회계에서는 수정분을 만들어야 합니다. CRM의 수정은 레코드를 고치면 끝이지만 회계의 수정은 새 서류를 만드는 일입니다.

그래서 발행 이후의 금액 변경은 CRM에서 임의로 고치지 않는 편이 안전합니다. 발행 여부를 CRM이 알 수 없다면, 계약 금액 수정에 제한을 두거나 수정 이력을 남기는 설정이 필요합니다. 이력이 있으면 어느 금액으로 발행되었는지 추적됩니다.

어디까지 자동화할까

계약이 성사되면 세금계산서 정보가 자동으로 넘어가게 만들 수 있습니다. 작업 시간은 줄어들지만 검증 지점이 사라집니다.

수동으로 넘기면 1건당 5분이 듭니다. 월 60건이면 300분, 5시간, 51,600원입니다. 연 619,200원입니다. 자동화하면 이 금액이 거의 0이 됩니다.

결론을 바꾸는 예외는 계약 조건이 복잡한 거래입니다. 분할 납품, 단계별 청구, 조건부 할인이 있는 거래는 계약 금액 하나에서 청구 금액이 바로 나오지 않습니다. 이런 거래가 전체의 20%라면 그 12건은 자동화 대상에서 빼고 수동으로 처리합니다. 월 12건 × 5분이면 1시간, 10,320원이고 연 123,840원입니다. 전체 자동화의 위험을 피하면서 비용 대부분을 줄입니다.