전시회 명함 300장, CRM에 넣기 전 정리 기준

전량 입력은 7.5시간, 선별 입력은 2.25시간입니다

전시회에서 받은 명함 300장을 CRM에 넣는다고 하겠습니다. 1장을 입력하는 데 90초가 걸리면 27,000초, 7.5시간입니다. 2026년 최저임금 시간급 10,320원으로 환산하면 77,400원입니다.

300장 가운데 후속 연락 대상이 30%라고 보면 90장입니다. 90장만 입력하면 2.25시간, 23,220원입니다. 54,180원이 줄어듭니다.

금액 차이보다 중요한 것은 CRM 안의 데이터 품질입니다. 후속하지 않을 210장이 들어가면 그 뒤로 모든 집계의 분모가 됩니다. 전환율이 실제보다 낮게 나오고, 미연락 목록이 210건으로 쌓입니다.

선별 기준을 세 가지로 좁힙니다

300장을 훑으며 고를 때 기준이 많으면 장당 판단 시간이 늘어납니다. 세 가지로 좁히는 편이 빠릅니다.

첫째는 대화 내용입니다. 구체적인 질문이나 일정을 언급한 상대는 후속 대상입니다. 둘째는 직무입니다. 구매나 도입 결정에 관여하는 직무인지입니다. 셋째는 업종 적합성입니다. 우리 제품이 쓰이는 업종인지입니다.

세 기준 가운데 둘 이상이 맞으면 입력, 하나면 보류, 없으면 제외입니다. 장당 10초면 300장에 3,000초, 50분, 8,600원입니다. 54,180원을 아끼려고 8,600원을 쓰는 셈입니다.

• 대화 내용: 구체적 질문이나 일정 언급.
• 직무: 도입 결정 관여 여부.
• 업종: 제품이 쓰이는 업종인지.

제외한 명함을 버리지 않는 방법

210장을 제외한다고 해서 버리는 것은 아닙니다. CRM에 넣지 않고 별도 목록으로 보관하는 방식이 있습니다.

전시회 이름과 날짜를 적은 목록 하나에 이름, 회사, 연락처만 넣어 둡니다. 300장을 이 방식으로 정리하면 1장당 20초, 6,000초, 1.67시간, 17,200원입니다. 전량 CRM 입력 77,400원의 4분의 1 수준입니다.

나중에 그 업종이 주력이 되거나 그 회사에서 문의가 들어오면 목록에서 찾아 CRM으로 옮깁니다. 보관만 해 두면 집계를 흔들지 않으면서 정보는 남습니다.

입력 시점을 늦추지 않습니다

명함 정리를 미루면 대화 내용이 사라집니다. 전시회 당일에 적어 둔 메모가 없으면 일주일 뒤에는 누가 무엇을 물었는지 기억나지 않습니다.

그래서 선별은 행사 직후에, 가능하면 당일이나 다음 날에 끝내는 편이 좋습니다. 선별 50분은 행사 끝나고 바로 할 수 있는 분량입니다.

입력은 그다음입니다. 90장 입력 2.25시간은 하루에 나눠 할 수 있습니다. 다만 선별 결과를 적어 두지 않으면 입력 단계에서 다시 판단하게 되고, 그러면 선별 시간이 두 번 듭니다.

일괄 등록 기능을 쓸 때

명함 인식이나 일괄 업로드 기능이 있으면 입력 시간이 줄어듭니다. 1장당 90초가 20초로 줄면 90장에 30분, 5,160원입니다.

다만 일괄 등록에는 두 가지 위험이 있습니다. 하나는 중복입니다. 이미 CRM에 있는 고객이 다시 들어옵니다. 다른 하나는 필드 누락입니다. 명함에 없는 정보, 특히 유입 경로와 다음 행동이 비어 있는 상태로 들어옵니다.

결론을 바꾸는 예외는 유입 경로를 일괄로 채울 수 있는 경우입니다. 300장 모두 같은 전시회에서 왔으므로 유입 경로는 한 값입니다. 일괄 등록 시 이 필드를 고정값으로 넣으면 누락이 사라집니다. 다음 행동은 담당자가 채워야 하지만, 유입 경로가 있으면 최소한 어디서 온 리드인지는 남습니다.