ERP 데이터 백업과 보존, 확인할 기간 기준

백업 주기와 보존 기간은 다른 질문입니다

"백업은 얼마나 해야 하나"라는 질문에는 두 개가 섞여 있습니다. 얼마나 자주 받는지와 얼마나 오래 들고 있는지입니다.

주기는 사고가 났을 때 얼마나 되돌아가는지를 정합니다. 일 1회 백업이면 최악의 경우 하루치 입력이 사라집니다. 전표 입력이 하루 50건이고 1건 입력에 5분이 걸리면 250분, 4.17시간, 2026년 최저임금 시간급 10,320원 기준 43,000원의 재입력 작업이 생깁니다.

보존 기간은 과거를 얼마나 거슬러 볼 수 있는지를 정합니다. 1년 보존이면 작년 같은 달의 상태를 복원할 수 없습니다. 두 질문의 답이 다르므로 각각 정해야 합니다.

주기를 정하는 기준은 재입력 비용입니다

백업을 자주 받으면 저장 공간과 처리 시간이 들고, 드물게 받으면 사고 시 재입력이 커집니다. 둘을 비교해 정합니다.

일 1회면 최대 하루치 50건, 4.17시간, 43,000원입니다. 주 1회면 최대 엿새치 300건, 25시간, 258,000원으로 6배입니다. 월 1회면 스무날치 1,000건, 83.33시간, 860,000원입니다. 실시간에 가깝게 받으면 재입력이 거의 0이 되지만 운영 부담이 커집니다.

그래서 전표 입력량이 많은 조직일수록 주기가 짧아야 합니다. 하루 500건을 입력하는 조직이라면 하루치 재입력이 41.7시간, 430,000원입니다. 이 규모에서는 일 1회도 부족하고 하루 중 여러 번이 필요합니다.

• 주기: 사고 시 재입력 비용으로 정합니다.
• 보존: 과거 조회 필요 범위로 정합니다.
• 입력량이 많으면 주기를 짧게 합니다.

복구를 실제로 해 본 적이 있는가

백업이 있어도 복구가 안 되는 경우가 있습니다. 파일이 손상되었거나, 복구 절차를 아무도 모르거나, 복구에 필요한 접근 권한이 없는 경우입니다.

그래서 백업 설정보다 중요한 것이 복구 시험입니다. 1년에 한 번이라도 실제로 복구해 보면 세 문제가 모두 드러납니다. 시험에 4시간이 든다면 41,280원입니다.

복구 시험을 하지 않으면 사고가 난 날에 처음 시도하게 됩니다. 그날은 시간이 없고, 절차를 찾는 동안 업무가 멈춥니다. 연 41,280원은 그 위험에 비해 작은 금액입니다.

무엇을 백업할지도 정해야 합니다

ERP 데이터만 백업하면 복구 후에도 쓸 수 없는 경우가 있습니다. 설정과 첨부 파일이 빠지기 때문입니다.

최소 네 가지가 필요합니다. 거래 데이터, 기준정보, 시스템 설정, 첨부 파일입니다. 거래 데이터만 복구하면 품목과 거래처가 없어 조회가 안 됩니다. 설정이 없으면 권한과 양식이 초기 상태로 돌아갑니다. 첨부 파일이 없으면 세금계산서나 계약서 스캔이 사라집니다.

네 가지가 한 번에 백업되는지 확인하는 작업이 필요합니다. 클라우드 ERP라면 공급사가 처리하는 범위와 사용자가 처리할 범위가 나뉘어 있을 수 있습니다. 이 경계를 모르면 사용자 쪽 범위가 비어 있는 상태로 운영됩니다.

보존 기간을 정할 때 확인할 것

보존 기간은 업무 필요와 법적 요건 두 가지로 정해집니다. 업무 필요는 과거 조회 빈도로 알 수 있습니다. 작년 데이터를 월 몇 번 조회하는지, 3년 전 데이터를 조회한 적이 있는지입니다.

법적 요건은 이 글에서 확인하지 않았습니다. 장부와 증빙의 보존 기간을 정한 규정이 있으므로, 기간을 정하기 전에 그 규정을 확인해야 합니다. 업무 필요만으로 정하면 법적 요건보다 짧아질 수 있습니다.

결론을 바꾸는 예외는 저장 비용이 큰 경우입니다. 첨부 파일이 많아 보존 용량이 커지면 비용이 올라갑니다. 이때는 거래 데이터와 첨부 파일의 보존 기간을 다르게 두는 방식이 있습니다. 거래 데이터는 길게, 대용량 첨부는 짧게 두고 필요한 것만 별도 보관합니다. 다만 증빙으로 쓰이는 첨부는 거래 데이터와 같은 기간이 필요하므로, 구분 기준을 먼저 정해야 합니다.