ERP 마감, 월말에 멈춰야 하는 작업 목록

마감의 핵심은 입력을 멈추는 것입니다

월 마감 작업을 "집계하고 보고서를 내는 일"로 보면 순서가 뒤바뀝니다. 집계를 먼저 하면 그 뒤에 들어온 전표가 숫자를 바꿉니다.

그래서 마감은 멈추는 일에서 시작합니다. 해당 월 날짜로 전표를 입력할 수 없게 막고, 그 상태에서 집계합니다. 막지 않으면 월초에 낸 보고서와 월중에 다시 뽑은 보고서가 다릅니다.

실무에서 가장 자주 생기는 문제가 이것입니다. 마감 보고서를 낸 뒤 "누락된 전표가 있어서" 추가 입력이 들어오고, 다음 달에 전월 숫자가 바뀝니다. 한 번 바뀌면 그 보고서를 신뢰하지 않게 됩니다.

멈춰야 하는 작업 다섯 가지

첫째, 매출 전표 입력입니다. 둘째, 매입 전표 입력입니다. 셋째, 재고 이동과 조정입니다. 넷째, 단가 변경입니다. 다섯째, 기준정보 변경입니다.

앞의 세 개는 분명합니다. 뒤의 두 개가 자주 빠집니다. 단가를 바꾸면 과거 전표의 금액이 다시 계산되는 ERP가 있고, 그런 설정에서는 마감 후 단가 변경이 전월 숫자를 바꿉니다.

기준정보도 같습니다. 품목 분류를 바꾸면 분류별 집계가 달라집니다. 거래처를 통합하면 거래처별 집계가 달라집니다. 마감 기간에는 이 작업들을 함께 멈춰야 합니다.

• 매출·매입 전표 입력 중지.
• 재고 이동·조정 중지.
• 단가와 기준정보 변경 중지.

멈추는 기간을 짧게 만드는 방법

입력을 멈추면 업무도 멈춥니다. 그래서 기간이 길면 현업이 반발합니다. 짧게 만드는 방법이 두 가지 있습니다.

첫째는 사전 점검입니다. 월말 3일 전에 미처리 전표 목록을 뽑아 현업에 전달하면, 마감일에 처리할 양이 줄어듭니다. 미처리 50건을 마감일에 몰아 처리하면 1건 5분으로 250분, 4.17시간입니다. 사전에 나눠 처리하면 마감일 부담이 거의 없습니다.

둘째는 날짜 기준 분리입니다. 당월 날짜 전표만 막고 다음 달 날짜 전표는 계속 입력할 수 있게 하면, 새 거래는 멈추지 않습니다. 이 설정이 가능한 ERP라면 마감 기간의 체감 부담이 크게 줄어듭니다.

마감 순서를 고정합니다

멈춘 뒤의 순서도 정해져 있는 편이 낫습니다. 재고를 먼저 확정하고 그다음 매출원가를 계산하고 마지막에 손익을 봅니다.

재고가 확정되지 않으면 매출원가가 나오지 않고, 매출원가가 없으면 손익이 나오지 않습니다. 순서를 지키지 않으면 뒤 단계를 여러 번 다시 계산합니다.

각 단계의 완료 조건을 숫자로 두면 좋습니다. 재고 확정은 "실사 차이 0건", 매출원가 확정은 "단가 없는 품목 0건", 손익 확정은 "미분류 계정 0건"입니다. 조건이 숫자면 완료 여부에 이견이 없습니다.

마감 후 수정이 필요할 때

마감을 열어 고쳐야 하는 경우가 생깁니다. 금액이 큰 누락이 발견되거나 세금 신고에 영향이 있는 오류일 때입니다.

이때 마감을 풀고 전표를 넣으면 이미 낸 보고서가 틀린 것이 됩니다. 대안은 다음 달에 반영하는 것입니다. 전월 누락분 1,100,000원을 당월에 조정 전표로 넣고, 그 전표에 "전월 귀속"을 표시합니다.

결론을 바꾸는 예외는 세금 신고 기간입니다. 과세기간에 귀속되어야 하는 금액이라면 다음 달 반영으로 해결되지 않습니다. 이 경우에는 마감을 열어 고치고, 수정된 보고서를 다시 배포하면서 무엇이 바뀌었는지 함께 적습니다. 어느 쪽을 택할지는 금액과 신고 영향으로 정하고, 그 기준을 미리 문서에 적어 두면 매번 논의하지 않습니다.