미수금 관리, ERP에서 수금 예정일을 쓰는 법

미수금은 부가세를 포함한 금액입니다

공급가액 12,000,000원짜리 거래의 세금계산서 합계는 13,200,000원입니다. 거래처가 입금하는 금액도 13,200,000원입니다. 그런데 ERP에서 미수를 공급가액으로 잡아 두면 장부에는 12,000,000원만 남습니다.

같은 거래 3건이면 미수 총액이 39,600,000원이어야 하는데 36,000,000원으로 기록됩니다. 3,600,000원이 비어 있습니다. 부가가치세법 제30조의 세율 10%만큼입니다.

이 오류는 입금이 들어올 때 드러납니다. 장부상 미수 12,000,000원에 13,200,000원이 입금되면 1,200,000원이 초과 입금으로 남습니다. 매달 이 처리를 수동으로 맞추는 조직이 많습니다.

수금 예정일은 계산되는 값입니다

수금 예정일을 사람이 입력하는 칸으로 두면 비는 건이 생깁니다. 발행일과 결제조건에서 계산되는 값으로 두는 편이 안전합니다.

결제조건이 30일이면 발행일 + 30일, 60일이면 발행일 + 60일입니다. 조건이 "월말 마감 후 익월 말일"처럼 적혀 있으면 계산식이 달라지므로, 거래처별 결제조건을 코드로 관리하고 코드마다 계산식을 붙여 둡니다.

이렇게 해 두면 결제조건이 바뀔 때 거래 건을 하나씩 수정하지 않습니다. 거래처 코드의 조건만 바꾸면 그 뒤 거래의 예정일이 모두 새 기준으로 계산됩니다.

• 미수 금액: 부가세 포함 합계로 저장합니다.
• 수금 예정일: 발행일과 결제조건에서 계산합니다.
• 결제조건: 거래처 코드에 붙여 관리합니다.

연체를 구간으로 나눠야 보입니다

미수 총액 하나만 보면 상태를 알 수 없습니다. 39,600,000원이 전부 예정일 전인 것과 전부 90일 넘긴 것은 완전히 다른 상황입니다.

구간을 네 개로 나누는 방식이 쓰기 좋습니다. 예정일 전, 30일 이내 연체, 31~60일, 61일 이상입니다. 같은 39,600,000원이 예정일 전 13,200,000원, 30일 이내 13,200,000원, 61일 이상 13,200,000원으로 쪼개지면 어디에 손을 써야 하는지 바로 보입니다.

구간 경계는 결제조건과 맞춰야 합니다. 조건이 60일인 거래처가 많은 조직에서 30일 단위로 구간을 끊으면, 아직 연체가 아닌 건이 연체 구간에 들어갑니다. 구간은 "예정일로부터" 세는 것이고 "발행일로부터" 세는 것이 아닙니다.

부분 입금을 어떻게 담을까

13,200,000원 거래에 8,000,000원만 입금되는 경우가 있습니다. 이때 거래 건의 상태를 "입금완료"로 바꾸면 남은 5,200,000원이 사라집니다.

그래서 거래 건에는 청구액과 입금액을 각각 저장하고 잔액을 계산해 보여 주는 구조가 필요합니다. 상태 값은 미입금, 부분입금, 입금완료 세 개가 최소입니다.

부분 입금이 있는 건의 연체 구간은 잔액 기준으로 계산합니다. 13,200,000원 전체가 61일 이상 구간에 있는 것이 아니라, 잔액 5,200,000원만 그 구간에 있습니다. 전체 금액으로 세면 연체 규모가 실제보다 크게 보입니다.

수금 담당과 영업 담당이 같은 화면을 볼 때

미수 관리는 회계 업무로 분류되지만 연락은 영업 담당이 합니다. 그래서 두 사람이 같은 숫자를 봐야 합니다.

ERP에서 거래 건에 영업 담당자 칸이 없으면, 연체 목록을 받은 회계 담당이 누구에게 전달할지 다시 찾아야 합니다. 거래처 코드에 담당자를 붙여 두면 연체 목록이 담당자별로 갈라집니다.

결론을 바꾸는 예외는 담당자가 바뀐 거래처입니다. 거래 시점의 담당자와 현재 담당자가 다를 때, 연체 연락은 현재 담당자가 해야 합니다. 그래서 거래 건에 담당자를 복사해 저장하면 오래된 건이 떠난 사람에게 배정됩니다. 거래 건은 거래처 코드를 참조하고, 담당자는 거래처 코드에서 읽는 구조가 맞습니다.