ERP 보고서 커스터마이징, 요청 전에 정리할 것

요청서에 네 가지가 없으면 재작업이 생깁니다

ERP 보고서 개발을 의뢰하면 결과가 기대와 다른 경우가 많습니다. 원인은 대개 요청서에 네 가지가 빠져 있기 때문입니다.

누가 언제 보는지, 어떤 숫자가 나와야 하는지, 그 숫자의 집계 기준이 무엇인지, 그리고 지금 어떻게 하고 있는지입니다. 넷 가운데 하나만 빠져도 받는 쪽이 추측하게 됩니다.

재작업 1건에 4시간이 든다고 하면 2026년 최저임금 시간급 10,320원 기준 41,280원입니다. 보고서 하나에 두 번 재작업하면 82,560원이고, 이것은 의뢰하는 쪽의 확인 시간만 계산한 금액입니다. 개발 비용은 별도입니다.

집계 기준이 가장 자주 빠집니다

"월별 매출"이라는 한 줄에 네 가지 선택이 숨어 있습니다. 공급가액인지 부가세 포함인지, 계약일 기준인지 매출 인식일 기준인지, 취소를 뺀 금액인지, 그리고 어느 조직 단위로 묶는지입니다.

선택이 다르면 결과가 크게 달라집니다. 공급가액 100,000,000원과 부가세 포함 110,000,000원은 부가가치세법 제30조의 세율 10%만큼 차이가 납니다. 계약일 기준과 인식일 기준은 달마다 차이가 바뀝니다.

그래서 요청서에는 숫자 하나를 예시로 적는 편이 가장 빠릅니다. "지난 3월 이 보고서가 있었다면 80,000,000원이 나와야 한다"고 적으면 받는 쪽이 기준을 역산할 수 있습니다. 말로 설명하는 것보다 숫자 하나가 정확합니다.

• 금액 기준: 공급가액인지 부가세 포함인지.
• 날짜 기준: 계약일인지 인식일인지.
• 범위: 취소·반품 포함 여부와 조직 단위.

지금 어떻게 하고 있는지를 적습니다

새 보고서를 요청하는 사람은 이미 그 숫자를 어떻게든 만들고 있습니다. 엑셀로 두 화면을 합치거나, 다른 보고서를 받아 손으로 고치고 있습니다.

현재 방법을 적으면 받는 쪽이 목표를 정확히 알 수 있습니다. "A 화면을 내려받아 B 화면과 거래처 코드로 합친 뒤 취소 건을 뺀다"고 적으면, 그 세 단계를 자동화하면 되는 일이 됩니다.

현재 방법에 걸리는 시간도 함께 적습니다. 월 2시간이 걸린다면 1년 24시간, 247,680원입니다. 이 숫자가 있으면 개발 우선순위를 정할 근거가 됩니다. 연 247,680원을 아끼는 보고서와 연 20,640원을 아끼는 보고서는 순서가 달라야 합니다.

요청을 쪼개는 기준

보고서 하나에 요구가 열 개 붙으면 개발이 길어지고 검증도 어려워집니다. 쪼개는 기준은 "보는 사람"입니다.

경영진이 월 1회 보는 요약과 실무자가 매일 보는 목록은 다른 보고서입니다. 하나로 만들면 양쪽 모두 불편해집니다. 요약은 숫자가 적고 추세가 보여야 하고, 목록은 건별로 조회되고 내려받을 수 있어야 합니다.

쪼개면 개발 건수가 늘어나지만 각 건이 작아져 검증이 빠릅니다. 큰 보고서 하나를 두 번 재작업하는 비용 82,560원보다, 작은 보고서 두 개를 각각 한 번 확인하는 비용이 작습니다.

표준 기능으로 되는지 먼저 확인합니다

커스터마이징을 요청하기 전에 표준 기능에 비슷한 보고서가 있는지 확인하는 작업이 필요합니다. 이미 있는 보고서의 조건만 바꾸면 되는 경우가 적지 않습니다.

확인에 1시간이 든다고 하면 10,320원입니다. 개발 의뢰와 검증에 드는 시간보다 훨씬 작으므로, 이 1시간은 거의 항상 남습니다.

결론을 바꾸는 예외는 표준 보고서가 많아 찾기 어려운 경우입니다. 보고서가 200개 있는 ERP에서 비슷한 것을 찾는 데 4시간이 걸린다면 41,280원이고, 재작업 1건 비용과 같아집니다. 이때는 공급사에 "이런 숫자가 나오는 표준 보고서가 있는지"를 먼저 묻는 편이 빠릅니다. 질문 한 번이 4시간보다 짧습니다.