재고 실사, ERP 수량과 창고 수량이 다를 때 찾는 순서

전수 재확인은 가장 느린 방법입니다

실사에서 차이가 나오면 처음부터 다시 세는 경우가 많습니다. 품목 500개를 다시 확인하는 데 4시간이 걸리면 2026년 최저임금 시간급 10,320원 기준 41,280원입니다.

그런데 차이가 나는 품목은 대개 소수입니다. 500개 중 20개라면 나머지 480개를 다시 세는 것은 낭비입니다. 순서를 정하면 1.5시간, 15,480원으로 줄어듭니다.

순서의 핵심은 차이가 생기는 지점이 정해져 있다는 점입니다. 입고, 출고, 이동, 조정 네 가지이고 각각 확인 방법이 다릅니다.

확인 순서 다섯 단계

첫째, 차이가 난 품목만 추립니다. 500개 전체가 아니라 20개입니다. 둘째, 차이의 방향을 봅니다. ERP가 많은지 창고가 많은지입니다.

셋째, 마지막 거래 이후의 전표를 확인합니다. 미처리 출고나 미입력 입고가 있으면 거기서 끝납니다. 넷째, 창고 간 이동 기록을 확인합니다. 보내는 쪽은 처리하고 받는 쪽이 처리하지 않은 건이 흔합니다. 다섯째, 단위 환산을 확인합니다.

앞의 세 단계에서 대부분 해결됩니다. 네 번째와 다섯 번째는 창고가 둘 이상이거나 단위가 여러 개인 조직에서만 필요합니다.

• 차이 난 품목만 추립니다.
• 방향을 먼저 봅니다.
• 전표 → 이동 → 단위 순으로 확인합니다.

방향이 원인을 좁혀 줍니다

ERP 수량이 창고보다 많으면 출고가 기록되지 않았거나 파손·분실이 반영되지 않은 경우입니다. 창고가 많으면 입고가 기록되지 않았거나 반품이 반영되지 않은 경우입니다.

이 구분만으로 확인 대상이 절반으로 줄어듭니다. ERP가 많은 품목에서 입고 전표를 뒤지는 것은 시간 낭비입니다.

방향별로 흔한 원인을 적어 두면 다음 실사가 빨라집니다. 지난 실사에서 ERP 과다 15건 중 12건이 미처리 출고였다면, 다음에는 그 항목을 먼저 봅니다. 이 기록이 없으면 매번 처음부터 찾습니다.

단위 환산에서 생기는 차이

같은 품목을 박스와 개로 함께 세는 조직에서 환산 기준이 흔들리면 수량이 어긋납니다. 1박스가 12개인 품목을 10박스 입고했는데 120개로 기록되어야 하는 자리에 10개가 들어가는 식입니다.

이 오류는 차이가 크게 나므로 눈에 띕니다. 더 위험한 쪽은 반올림입니다. 1박스 12개 기준으로 7개를 출고하면 0.583박스입니다. 박스 단위로 저장하면 0.58이나 0.6이 되고, 다시 개로 환산하면 6.96개나 7.2개가 됩니다.

그래서 재고는 최소 단위로 저장하고 표시할 때만 환산하는 편이 안전합니다. 개 단위로 저장하면 7개가 7개로 남습니다. 박스 단위로 저장하면 환산을 거칠 때마다 오차가 생깁니다.

실사 주기를 정하는 기준

월 1회 전수 실사는 비용이 큽니다. 500개 4시간이면 연 48시간, 495,360원입니다.

대안은 순환 실사입니다. 품목을 네 묶음으로 나눠 매주 125개씩 확인하면 한 달에 전체가 한 번 돌아갑니다. 주당 1시간, 연 52시간이므로 총 시간은 비슷하지만 하루에 몰리지 않습니다.

결론을 바꾸는 예외는 금액 분포입니다. 500개 품목 가운데 상위 50개가 재고 금액의 80%를 차지한다면, 그 50개만 월 1회 확인하고 나머지는 분기 1회로 늦추는 방식이 효율적입니다. 50개 확인에 24분, 나머지 450개를 분기 1회면 연 14.4시간입니다. 합계 연 19.2시간, 198,144원으로 전수 월 1회의 40% 수준입니다.