거래처 코드 통합, 중복 거래처를 합치는 절차

중복 24곳을 합치는 비용은 82,560원입니다

거래처가 300곳이고 그중 8%가 중복이라고 하겠습니다. 24곳입니다. 같은 회사가 다른 코드로 두 번 등록된 경우입니다.

거래가 붙어 있으면 단순 삭제가 안 됩니다. 어느 코드로 통합할지 정하고, 다른 코드의 거래를 옮기고, 미수와 미지급을 합쳐야 합니다. 1곳당 20분이 걸리면 24곳에 480분, 8시간입니다. 2026년 최저임금 시간급 10,320원 기준 82,560원입니다.

합치지 않으면 비용이 계속 발생합니다. 거래처별 집계가 둘로 갈려 매출 순위가 틀리고, 미수 잔액이 두 곳에 나뉘어 연체 관리가 어긋납니다.

중복을 찾는 세 가지 방법

이름으로 찾으면 놓칩니다. "(주)워크픽"과 "워크픽"과 "주식회사 워크픽"이 같은 회사인데 문자열이 다릅니다.

사업자등록번호로 찾는 것이 가장 정확합니다. 10자리 숫자가 같으면 같은 사업자입니다. 다만 등록번호가 비어 있는 거래처가 있으면 이 방법이 통하지 않습니다.

세 번째는 전화번호와 주소입니다. 등록번호가 없는 거래처는 이 두 값으로 후보를 뽑습니다. 정확도는 낮으므로 후보를 사람이 확인해야 합니다. 300곳에서 등록번호가 비어 있는 거래처가 40곳이면, 그 40곳만 수동 확인 대상이고 1곳당 2분이면 80분입니다.

• 1순위: 사업자등록번호 10자리.
• 2순위: 전화번호·주소로 후보 추출.
• 이름 문자열 비교는 놓칩니다.

통합 방향을 정하는 기준

두 코드 가운데 어느 쪽을 남길지 정해야 합니다. 기준이 없으면 작업자마다 다르게 정합니다.

실무에서 쓰이는 기준은 거래 건수입니다. 거래가 많은 코드를 남기면 옮길 거래가 적어집니다. A코드에 거래 50건, B코드에 거래 3건이면 A를 남기고 B의 3건을 옮깁니다.

다른 기준은 최근 거래일입니다. 최근에 쓰인 코드를 남기면 현업이 익숙한 코드가 유지됩니다. 두 기준이 다른 코드를 가리키면 거래 건수를 우선하는 편이 작업량이 적습니다. 다만 세금계산서가 발행된 코드는 바꾸지 않는 것이 안전합니다. 발행 이력이 있는 코드를 지우면 서류와 장부가 연결되지 않습니다.

통합 후 확인할 네 가지

코드를 합친 뒤에 검증이 필요합니다. 네 가지를 확인합니다.

첫째, 거래 건수 합계입니다. A 50건과 B 3건을 합쳤으면 53건이어야 합니다. 둘째, 미수 잔액 합계입니다. 양쪽 미수를 더한 금액이 맞는지 봅니다. 공급가액 12,000,000원 거래가 각각 2건과 1건 있었다면 합계는 부가세를 포함해 39,600,000원입니다. 셋째, 미지급 잔액입니다. 넷째, 담당자 지정입니다.

네 가지를 확인하지 않고 넘어가면 통합 자체가 새로운 오류를 만듭니다. 24곳을 합친 뒤 검증에 1곳당 5분이면 120분, 2시간, 20,640원입니다. 통합 작업 82,560원에 더해 103,200원이고, 앞서 등록번호가 없는 40곳을 수동 확인한 13,760원까지 합치면 전체 116,960원입니다.

중복을 다시 만들지 않는 설정

한 번 정리해도 설정이 그대로면 중복이 다시 쌓입니다. 월 8곳씩 새 거래처가 등록되고 그중 8%가 중복이면 연 7.7곳입니다.

막는 방법은 등록 시점에 사업자등록번호를 필수로 두고 중복을 차단하는 것입니다. 같은 번호가 이미 있으면 등록이 되지 않게 합니다. 이 설정이 가능하면 중복은 등록번호가 없는 거래처에서만 생깁니다.

결론을 바꾸는 예외는 사업자등록번호를 받을 수 없는 거래처입니다. 개인 고객이나 해외 거래처가 그렇습니다. 이 경우 등록번호를 필수로 두면 등록 자체가 막힙니다. 거래처 유형을 사업자와 비사업자로 나누고, 사업자에만 등록번호를 필수로 두는 방식이 맞습니다. 유형 칸 하나가 이 문제를 해결합니다.